Rendre les réunions virtuelles d’équipe plus efficaces

01 Mars, 2022

En 2O2O, le nombre de réunions virtuelles a triplé. Pourquoi ? A cause de la pandémie qui nous oblige à rester connectés en ligne alors que nous nous efforçons de rester à la maison, en sécurité.

Certains ont pu trouver que les réunions virtuelles était un moyen rafraîchissant et innovant de communiquer. D’autres ont pu trouver cela difficile, et frustrant techniquement parlant.

Peu importe dans quel camp vous vous trouverez, il y a toujours des façons de rendre ces réunions virtuelles plus efficaces.


1. Assurez-vous d’avoir le bon équipement


Parfois, votre ancien ordinateur portable ne suffit plus. Une seule petite poussière dans votre microphone peut étouffer votre voix et ruiner complètement votre réunion de travail. En réalité, une récente étude a démontré que les microphones sont les plus grands obstacles à une réunion efficace. Un microphone non coupé par exemple, peut ajouter des nuisances sonores (chiens, enfants, circulation routière…). De la même façon, un microphone coupé par inadvertance signifie que personne ne vous entend parler. Ou bien encore, un microphone défectueux vous rendra impossible à comprendre. Ainsi, il est crucial de s’équiper d’outils de conférence décents, comprenant :

  • Un large écran d’ordinateur

  • Un microphone qui fonctionne, soit celui de l’ordinateur, soit relié

  • Une webcam à haute résolution

  • Une bonne connexion internet


2. Mettez-vous dans de bonnes conditions pour travailler


Un enfant qui se balade en arrière-plan d’une réunion virtuelle, cela s’est déjà vu. Aussi drôle et adorable que cela peut-être parfois, les distractions de la maison perturbent la réunion. Assurez-vous d’être dans une pièce calme, de préférence la porte fermée, et concentrez votre attention sur la réunion. Si vous avez des distractions, telles que des colis à vous faire livrer, demandez à quelqu’un d’autre de s’en occuper ou ignorez-les. Si vous avez un chien, nourrissez-le avant que la réunion ne débute, ou installez-le dans une autre pièce, là où il ne pourra pas perturber la réunion en aboyant. Si vous avez des photos de famille sur les murs, vous pourriez peut-être les installer en dehors du champ de la webcam.

Une autre manière de mettre en place des conditions de télétravail adaptées est de créer un espace de travail avec toutes les fournitures de bureau appropriées. Cela aide à garder votre esprit concentré pendant la réunion. Vous pouvez trouver une variété de fournitures de bureau pour la maison en cliquant ici


3. Soyez confortable


Si vous bougez, êtes mal à l’aise ou avez des douleurs, c’est toute votre réunion qui va en souffrir. Assurez-vous d’être assis sur une chaise ergonomique, devant un bureau de bonne qualité, à la bonne distance de votre ordinateur. Portez des vêtements et des chaussures confortables mais professionnels. Si vos pieds se fatiguent rapidement, vous pouvez vous procurer un tapis de pieds pour réduire le gonflement et l’inconfort. Prenez des pauses lorsque c’est nécessaire (et au moment approprié pendant la réunion). Si c’est à une autre personne de parler, et que vous êtes certain d’avoir un petit moment avant d’intervenir à nouveau, vous pouvez faire quelques étirements à votre bureau afin de soulager les douleurs musculaires.


4. Soyez conscient des règles de base


Lors d’une réunion en face à face, les règles de base sont établies dès le début de la réunion. Elles peuvent inclure l’heure de la pause, la durée de la réunion, l’ordre du jour, la façon dont sera structurée la réunion, et ce qui va être discuté, ou non. Lors des réunions en ligne, il est possible d’être aspiré par la nouveauté et d'oublier d’établir ces règles de base. Assurez-vous de ne pas faire cette erreur. Les règles sont mises en place pour maintenir la fluidité de la réunion.


5. Restez présentable


Il est facile de prendre l’habitude de porter des vêtements d’intérieur en télétravail. Mais si vous savez que vous devez participer à une réunion en visioconférence, il est important de porter la même chose que vous porteriez au bureau. Vous devez donner l’impression à vos collègues, clients, et partenaires l’impression que vous êtes attentif et prêt à travailler, et non pas à paresser devant la télévision. Votre apparence est la moitié du travail. Portez une tenue correcte, coiffez vos cheveux, assurez-vous d’être lavé et propre, de vous être brossé les dents. Même si vous n’êtes pas physiquement assis avec eux en salle de réunion, continuez à les respecter et à vous montrer professionnel dans votre domaine.

 

Non seulement vos vêtements doivent être acceptables et appropriés, mais votre environnement également. Être assis sur votre lit ne donne pas à vos collègues une impression très professionnelle. Être installé devant un bureau leur permettra de constater que vous prenez votre travail au sérieux et que vous faites des efforts afin de conserver votre professionnalisme. Un bureau à la maison ne doit pas être forcément sophistiqué. Tout ce dont vous avez besoin est d’un fauteuil ergonomique, d’un bureau de qualité, de rangements, de quelques accessoires de bureau, d’un ordinateur, d’un téléphone portable et autres équipements électroniques selon vos fonctions. Vous pourrez trouver une large gamme de fournitures de bureau pour vos besoins à domicile sur notre site internet.

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