L'approche du lieu de travail hybride vous convient-elle ?

22 Juillet, 2021

Lorsque le monde s'est confiné en raison de l'épidémie de COVID-19, beaucoup d'entre nous ont été contraints d'essayer une toute nouvelle structure de travail. Les politiques de travail à domicile et de travail à distance sont entrées en vigueur.

Pourtant, la nature des activités de certaines entreprises ne permet pas une politique de télétravail à 100 %. La solution a consisté à créer un équilibre raisonnable, ce qui a donné lieu à ce que l'on appelle l'approche  hybride du lieu de travail.

De quoi il s’agit

Le style d'espace de travail hybride est un type d'environnement de travail qui combine des éléments de travail à distance et au bureau. Certains ou tous les travailleurs d'une main-d'œuvre hybride typique ont la liberté de choisir où et quand ils travaillent, partageant leur temps entre le travail à domicile et le travail au bureau principal.

Un modèle de travail hybride permet à une entreprise d'avoir un ou plusieurs bureaux où un pourcentage de son personnel se rend régulièrement, tandis que les autres employés travaillent à distance ou à domicile. Ce modèle s'oppose à une approche de travail totalement à distance, dans laquelle il n'existe aucun bureau physique et où tout le personnel travaille à distance.

En vertu des règles de distanciation sociale, cela a entraîné le réaménagement des espaces de bureaux en fonction du pourcentage de personnes présentes sur place et de la fonctionnalité de l'espace. Les horaires de travail ont été réajustés et rendus plus flexibles pour faciliter à la fois les travailleurs à distance et ceux situés au bureau.

Bien que ce modèle de travail hybride à distance soit relativement récent, il existe trois différences essentielles par rapport aux anciennes configurations de travail hybride ou à distance que nous connaissions avant la pandémie mondiale :

  • Le rapport entre le travail au bureau et le travail à distance a changé, une proportion beaucoup plus importante du travail au bureau étant effectuée à distance. L'approche de l'espace de travail hybride est ainsi devenue le courant dominant plutôt que l'exception en matière d'efficacité.

  • Les jours au bureau et les jours de télétravail ne sont généralement pas planifiés à l'avance.

  • Le travail au bureau et à distance n'est pas fixe mais plutôt dynamique et en constante évolution en temps réel.

Un lieu de travail hybride sera presque entièrement à distance, les employés ne venant que pour des réunions régulières en face à face. Il pourrait aussi être presque exclusivement basé au bureau, avec seulement quelques personnes ou équipes travaillant à distance.

L'objectif d'un espace de travail hybride, quel que soit son aménagement, est de combiner les intérêts des travailleurs individuels avec leur capacité à interagir et à être efficaces dans un environnement physique partagé.

Pourquoi

Les employeurs ont été contraints de reconsidérer ce que signifie un lieu de travail physique depuis que l'épidémie de COVID-19 a révolutionné notre façon de travailler. Au cours de l'année écoulée, les priorités des employés ont changé. Certains d'entre nous hésitent à retourner au bureau, tandis que d'autres sont impatients de le faire. La plupart des gens pensent que la coutume des équipes fixes est un lointain souvenir et qu'une stratégie plus polyvalente est nécessaire.

  • L'année écoulée a démontré que nous disposons des moyens, des logiciels et des compétences nécessaires pour travailler efficacement depuis n'importe où, mais elle a également révélé les inconvénients du travail à distance.

  • Les employés peuvent se sentir seuls ou non reconnus.

  • La configuration technologique à domicile peut être insuffisante, ou leur poste de travail peut être étriqué ou encombré de distractions.

  •  Les employés veulent pouvoir travailler où et quand ils le souhaitent. Ils veulent passer moins de temps à faire la navette et plus de temps avec leurs proches. Ils veulent également voir leurs collègues en personne et collaborer à des objectifs communs dans un environnement réel qui n'est pas dans les limites de leur propre maison.

  •  D'autre part, les employeurs peuvent utiliser le lieu de travail hybride pour    reconfigurer les structures de bureau existantes, recruter de nouveaux talents à distance et stimuler la diversité des employés.

  • Les organisations ont également constaté une influence favorable sur le moral et la productivité des employés grâce au travail à distance. L'environnement hybride est une méthode pour maintenir cet impact bénéfique sur le long terme.

Comment

Passer à un lieu de travail hybride implique de repenser vos opérations de travail de l'intérieur, en veillant à ce qu'elles fonctionnent quel que soit l'endroit où elles sont utilisées. C'est l'une des tâches les plus difficiles auxquelles une entreprise peut être confrontée, et la façon dont vous l'abordez dépend de la taille et de la nature de votre entreprise.

Examinez comment des organisations similaires à la vôtre se sont converties à un environnement de travail hybride ou à distance, et prêtez une attention particulière aux leçons qu'elles ont tirées - et aux faux pas qu'elles ont commis- en cours de route. Voici quelques conseils pour vous aider à planifier :


Objectifs

Vous devez aligner de nouveaux objectifs sur un lieu de travail hybride, car cela peut faciliter la transition vers un tel cadre structurel. En tant que chef d'entreprise ou propriétaire, vous devez analyser les nombreuses options offertes par l'intégration d'un environnement de travail hybride. Il est indéniable que l'avenir de l'emploi connaîtra plusieurs changements. Toutefois, dans le secteur des entreprises, ce lieu de travail sera davantage axé sur l'employé. Par conséquent, les employés pourront fonctionner sans être interrompus tout en trouvant leur travail plus agréable. Vous devez également garder à l'esprit que la modification des objectifs organisationnels contribue à améliorer l'efficacité du travail des employés tout en renforçant leur moral.

Introduire

Lorsqu'il s'agit d'adopter une culture de travail hybride, la bonne approche consiste à être ouvert et honnête avec vos travailleurs. Tenir votre équipe informée de ces innovations les aiderait ainsi à s'adapter à ces changements de manière appropriée. Vous devriez également leur faire part de cette idée et solliciter leurs commentaires perspicaces. Vous pouvez utiliser ces informations pour vous aider à améliorer la structure de votre lieu de travail hybride afin de l'aligner sur les meilleurs intérêts de vos employés.

Options

Donnez-leur le choix entre deux ou trois approches du travail dans votre entreprise : une qui est principalement basée au bureau, une centrée sur la maison, et une quelque part au milieu. Permettez aux gens de modifier leurs choix, mais essayez de les décourager de le faire de manière trop répétée. Cela vous permet de planifier à l'avance et de savoir où chacun sera à un moment donné, ce qui vous permet de gérer les ressources plus efficacement.

Demander

Chacun a des objectifs différents, et la mise en place d'un lieu de travail hybride réussi nécessite la contribution des employés de tous les secteurs de l'entreprise. Évaluez votre personnel et répondez à ses commentaires. Soyez honnête avec eux sur les types d'améliorations que vous pouvez apporter au lieu de travail, et soyez à l'écoute de leurs préoccupations et suggestions.

Aménagement

Lorsqu'il y a moins d'employés au bureau, il est plus facile de concevoir un plan idéal pour la sécurité des employés. On ne sait pas combien de temps les exigences de distanciation sociale seront en vigueur. Saisissez donc l'occasion de dé-densifier le bureau et de développer des environnements de travail partagés autour du lieu de travail. Prévoyez beaucoup d'espace privé entre les bureaux, et des mécanismes à sens unique pour guider les collègues dans tout le bâtiment en toute sécurité.

Outils

  • Utilisez des logiciels de productivité  basés sur le cloud et des capacités de vidéoconférence pour niveler le terrain entre ceux qui travaillent à distance et ceux qui sont au bureau. Lorsqu'un travailleur n'est pas au bureau, il devrait être en mesure d'accomplir ses tâches tout aussi bien. Un employé dans le lieu de travail hybride optimal devrait faire son travail même si le bureau disparaissait demain.

  • Ils doivent également pouvoir accéder facilement à toutes les informations et ressources dont ils ont besoin pour être productifs, alors rendez-les disponibles et faciles d'accès. Capturez chaque détail, qu'il s'agisse d'une réunion avec un client ou d'une conversation informelle dans le hall, afin que tout le monde soit à jour et sur la même longueur d'onde.

Comprendre les exigences d'un espace flexible aidera à déterminer quels outils doivent être inclus. Cela garantit que le modèle de lieu de travail hybride est maximisé et que les entreprises peuvent récolter les fruits de l'hybridité tout en minimisant les risques associés à des canaux de communication et d'interaction défectueux. Un lieu de travail flexible, également connu sous le nom de "flex space", est un arrangement de travail avec un environnement évolutif. Vous y trouverez tout ce que vous vous attendez à voir dans un bureau standard : bureaux, sièges, téléphones, ordinateurs, etc. La différence est que vous pouvez les aménager de manière beaucoup plus polyvalente.

  • À l'exception des bureaux debout, la plupart des meubles de bureau disponibles pour un poste de travail ergonomique vous permettent de les déplacer rapidement et facilement sur le lieu de travail. Ces bureaux sont toujours adaptés à une utilisation dans les coins ou si vous mettez en place un autre concept de travail flexible, comme les bureaux partagés. 

  • Le mobilier qui vous permet de tirer le meilleur parti d'un espace de travail flexible comprend des chaises de bureau ergonomiques, des solutions de rangement portables, des cloisons de séparation et des tables pliables qui se glissent facilement les unes dans les autres pour les réunions de conférence.

Réflexion finale

Bien que le lieu de travail hybride puisse sembler être une solution temporaire à un problème temporaire, il est fondamentalement la réponse à l'avenir du travail. Ce modèle donne la priorité au maintien d'une culture de travail stable et structurée pour la collaboration, la sécurité et la santé mentale.


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