Quoi que nous fassions dans la vie, que nous passions nos heures d’une journée à travailler dans un bureau ou que nous soyons à la maison avec nos enfants et nos animaux, que nous voyagions pour des loisirs ou que nous travaillions à distance, nous avons tous besoin d'une approche sur la façon de passer notre journée. S'efforcer d'être parfait, procrastinant ou multitâche gêne la productivité, il doit donc y avoir une stratégie en place pour ne pas nous retrouver coincés. Prendre le contrôle de nos horaires est l'objectif, mais comment faire cela exactement?
Elon Musk et Bill Gates peuvent gérer leur temps grâce à la stratégie qu'ils appellent «micro-scheduling». Cela signifie qu'ils accomplissent leurs tâches pour la journée toutes les cinq minutes. Cela semble diviser son horaire en blocs de temps stimulant la productivité pour une personne moyenne.
Comment le Blocage du Temps Fonctionne
Le blocage du temps existe depuis un certain temps en tant que technique de gestion du temps. Il est également connu sous le nom de «monotâche» ou de «morcelage temporel», ce qui consiste à consacrer une période de temps pour terminer une tâche spécifique.
Par exemple, on peut désigner un temps spécifique de votre journée pour vérifier vos emails, vos comptes de réseaux sociaux, et passer vos appels manqués. Vous n’ouvrirez pas une notification chaque fois que vous avez une pop-up, car ce n’est pas le moment désigné pour cela. Bien sûr, vous pourriez faire quelques exceptions pour certaines personnes, mais idéalement, vous devriez ne faire qu’une tâche spécifique pendant un laps de temps spécifique.
Cela signifie que l’organisation de votre journée est décomposée en blocs pendant lesquels vous vous concentrez et terminez une tâche à la fois.
En faisant ainsi, vous pouvez gérer votre liste de tâches et gagner le contrôle sur vos tâches quotidiennes. La technique de blocage de temps vous aide aussi à accentuer votre concentration et à cesser de procrastiner. Vous devrez tout vérifier dans votre liste de tâches une par une et être fier de vous à la fin de la journée pour avoir pu accomplir ne serait-ce qu’une seule tâche.
Pourquoi le Multi-tâche n’est Pas Efficace
Le plus souvent, les gens assimilent le multitâche à la productivité. Être capable de faire beaucoup de choses bien et tout en même temps les rend fiers. Mais ce n'est pas le cas. Des études ont comptabilisé que seulement environ 2,5% des travailleurs sont qualifiés à la multitâche, tandis que le reste ne fait que croire qu’ils sont efficaces.
Quand vous effectuez plus d’une chose à la fois - par exemple, vous répondez à l’appel d’un client tout en rédigeant un rapport - il y a de fortes chances que vous ne terminiez pas cette tâche de manière optimale.
De plus, la recherche a aussi trouvé que les personnes multitâches sont moins productives, enclines à la distraction, font davantage d’erreurs et ont une capacité de rétention plus faible.
Également, lorsque vous passez d’une activité à une autre en un instant, les résultats sont susceptibles d’être compromis. Même une simple tâche devient difficile pour ceux dont l’attention est divisée. Vous effectuerez mieux les tâches si votre attention est pleinement centrée sur elles.
Accomplir davantage lorsque vous êtes multitâches est un mythe. Vous accomplirez moins parce que votre incapacité à vous concentrer retardera une tâche et vous demandera plus de temps pour la terminer.
Utiliser le Blocage de Temps
Quand vous sentez que votre créativité perd de son pouvoir, alors le blocage de temps peut vous aider à regagner de l’énergie. Vous concentrer sur un seul projet à la fois vous permettra d’avoir une pleine attention dessus, ce qui réduit les erreurs et vous aide à regarder ce qui est encore nécessaire et ce qui est déjà fait. Voici quelques conseils sur la manière de pratiquer le blocage du temps:
1. Spécifiez tout sur votre liste de tâches.
Avant de démarrer la semaine, vous devriez déjà savoir ce que vous devez accomplir durant la journée. Listez tout, même les dîners de famille ou les engagements auprès des amis. Prenez en compte les appels téléphoniques que vous devez passer et le temps que cela demande de préparer vos repas.
Assurez-vous de prioriser les tâches ne pouvant pas être reportées et devant être terminées cette semaine.
2. Connaissez vos priorités.
Partant de notre dernier point, priorisez les tâches que vous avez soulignées dans votre liste. N'essayez pas de tout terminer en une journée, environ deux ou trois sur votre liste est déjà suffisant. Les tâches sous votre liste de priorités obtiendront des blocs de temps en prime dans votre organisation.
3. Créez un plan pour votre journée.
Une fois que vous connaissez les priorités de votre journée, dédiez le temps nécessaire pour chaque tâche spécifique.
Créez des blocages de temps pour les choses que vous avez à faire chaque jour, telles que préparer le petit-déjeuner et emmener vos enfants à l’école.
Le plan semble différent pour chacun. Il est très dépendant de la nature de votre vie quotidienne. N'oubliez pas de bloquer le temps ciblé pour des tâches importantes. N'oubliez pas d'attribuer des blocages de temps pour des réunions de bureau, des rendez-vous de médecin et du temps de trajet.
Si vous vivez une vie à rythme rapide, vous devriez avoir besoin d’un nouveau plan chaque semaine. Il n’existe pas de plan unique pour tous, alors faites ce qui fonctionnera le mieux pour vous. Établissez votre planning et ajustez-le en conséquence si quelque chose se présente sans prévenir du travail ou de votre vie personnelle.
4. Bloquez une journée entière.
Commencez par bloquer le temps de désactivation de vos priorités supérieures. Vous devez déterminer combien de temps cela prendra pour finir cette grosse tâche. Par exemple, une présentation client due le vendredi. Si vous pensez avoir besoin de quatre heures de temps concentré pour la finir, vous pourriez diviser le temps en deux jours : deux heures d'écriture lundi et deux heures pour une présentation. Vous pouvez ajouter une autre heure mercredi où vous passerez un peu de temps à vérifier votre travail. De cette façon, vous pouvez éviter de potasser.
5. Soyez strict avec votre temps.
Personne ne peut exécuter une planification planifiée idéalement, alors soyez ouvert aux changements lorsque vous avancez dans votre semaine. Si la chose inattendue qui apparaît est moins importante que votre priorité ou n'est pas urgente, résistez à la tentation d’y assister. Collez avec votre horaire de blocage de temps.
Pour faciliter la collecte de votre emploi du temps, informez tout le monde que vous serez indisponible à une certaine période. Ne vous permettez pas d'être interrompu par des collègues, des patrons ou de la famille.
6. Investissez dans des outils qui vous rendront plus alerte et productif.
Utiliser des bureaux debout réglables en hauteur au lieu des bureaux assis aideront votre esprit à rester éveillé et concentré sur une tâche à la fois. Votre corps est obligé d'avoir une posture appropriée et vous n'êtes pas tenté de tomber dans le sommeil. Investissez dans des produits ergonomiques qui réduisent la douleur et contribuent à augmenter votre productivité.
