Comment optimiser ses réunions en ligne ?

15 Avril, 2022

Bégé Maélis

Depuis la pandémie de Covid-19, le télétravail s’est largement démocratisé et de plus en plus de personnes travaillent au moins en mode hybride. Cela est effectivement beaucoup plus pratique et permet de faire des économies sur les abonnements de transport en commun et l’essence, de plus en plus chère ces derniers temps. Or, peu de gens ont appris comment faire des réunions en ligne et les bons réflexes qu’il faut avoir pour faire bonne impression et s’assurer du bon déroulement de la réunion.

C’est pourquoi dans l’article d’aujourd’hui, nous avons concocté pour vous une liste de conseils et d’astuces pour vous permettre d’optimiser vos réunions en ligne.

Préparez-vous à l’avance

Ce conseil s’appliquera surtout si vous êtes l’hôte de la réunion. En effet, vous devez vous assurer de bien configurer le logiciel et de bien en maîtriser toutes les fonctions. Vous allez sans doute devoir expliquer à vos collègues comment fonctionne le logiciel, comment lever la main virtuellement, activer et désactiver son micro, sa caméra, etc. Vous ne pourrez faire cela que si vous connaissez bien le logiciel et que vous l’avez déjà expérimenté auparavant. N’hésitez pas à lancer une réunion seul pour tester toutes les options et possibilités. Cela vous évitera de perdre du temps pendant la réunion et de vous agacer devant vos collègues.

Installez votre écran sur un bras d’écran

Le bras d’écran est un excellent outil pour travailler en groupe et pour les présentations, qu’elles soient virtuelles ou physiques. En installant votre écran d’ordinateur sur un bras d’écran, vous pourrez non seulement l’ajuster à la hauteur que vous souhaitez, mais vous pourrez aussi le tourner, le déplacer et l’incliner à votre guise. De cette manière, vous pourrez être beaucoup plus à l’aise face à votre écran tout au long de la réunion et serez beaucoup plus dynamique.

Désactivez les notifications de votre téléphone

La plupart des personnes se disent que puisqu’ils sont chez eux, ils n’ont pas besoin d’éteindre leur téléphone ou de le mettre en silencieux. Or, cela constitue une très grande source de distraction qui pourrait vous faire perdre le fil de la réunion ou rater un élément important. Nous vous conseillons donc de totalement désactiver les notifications de votre téléphone en le mettant en mode avion ou en le laissant dans une autre pièce le temps de votre réunion.

Ayez du papier et un stylo à portée de main

Nous sous-estimons tous le son que nous émettons en tapant sur notre clavier. Lors des réunions en ligne, ce bruit est d’autant plus amplifié que le clavier se trouve près du micro. Si vous souhaitez prendre des notes au cours de la réunion, nous vous conseillons de ne pas les prendre sur votre ordinateur, ce qui dérangerait la personne qui parle et les autres qui écoutent. Prenez plutôt vos notes sur un cahier ou des feuilles de papier que vous pourrez ranger dans un classeur, les oreilles de vos collègues vous en remercieront.

Faites en sorte de ne pas être dérangé durant toute la durée de votre réunion

Il est parfaitement compréhensible que lorsque vous vivez avec d’autres personnes, elles viennent vous voir de temps à autre, même lors de vos horaires de travail. Cependant, lors des réunions, vous devez être le plus professionnel possible. C’est pourquoi il n’est pas admissible que des personnes entrent dans la pièce et viennent vous déranger durant vos réunions. Prévenez vos proches qu’il ne faudra pas venir vous voir durant un certain créneau, afin qu’ils puissent eux aussi s’organiser en avance et ne pas vous importuner.

Préparez les documents importants

Il serait fâcheux de devoir vous lever régulièrement ou passer une dizaine de minutes à chercher un document dans votre bureau dont vous avez besoin rapidement. Faites en sorte de réunir tous les documents qui pourraient être utilisés et mentionnés au cours de la réunion et de les garder à portée de main. Non seulement, vous gagnerez un temps fou, mais vous éviterez aussi de faire perdre du temps à vos autres collègues.

Activez votre microphone seulement quand vous parlez

L’un des plus gros problèmes des réunions en ligne se situe au niveau du son. La plupart des gens laissent leur micro activé, laissant les bruits de fond et les échos parasiter toute la réunion. Pensez bien à désactiver votre micro et à ne l’activer que lorsque vous parlez. Cela permettra de réduire grandement tous les bruits parasites et de rendre la réunion en ligne bien plus agréable pour tous les participants.

Ne mangez pas pendant la réunion

Les réunions, même si elles se déroulent chez vous, ne sont pas un endroit convenable pour manger. Pensez à le faire avant, ou de désactiver votre caméra pour ne pas vous exposer face à vos collègues.

Montrez un arrière-plan rangé

De la même manière que votre tenue donne une image spécifique de vous, l’arrière-plan visible sur votre caméra donne une image de vous à votre interlocuteur. Un arrière-plan mal rangé donnera une image peu professionnelle et jouera en votre défaveur. La plupart des gens vous conseilleront de vous mettre devant une bibliothèque, ce qui est effectivement une bonne idée. Si toutefois, vous n’en avez pas, assurez-vous quand même de présenter un arrière-plan propre et bien ordonné. Vous pouvez, au besoin, flouter votre arrière-plan afin que vos collègues ne voient pas ce qui se trouve derrière vous.

Soyez à l’heure

La ponctualité est tout aussi importante en réalité qu’en ligne. Le fait que la réunion soit virtuelle ne vous permet pas d'arriver quinze minutes en avance. Faites en sorte de vous réveiller et de vous préparer bien en avance, pour vous assurer d’être prêt et à l’heure à votre bureau, avec tous les documents nécessaires à côté de vous.

Conclusion

Maintenant que vous possédez toutes ces astuces, vous êtes fin prêt à lancer vos propres réunions et à les mener d’une main de maître. Rendez-vous sur le site de Flexispot pour découvrir nos meubles et accessoires économiques qui vous aideront à être plus productifs au quotidien.

Nous acceptons les articles invités et d'autres collaborations sur les blogs. Les sujets peuvent inclure mode de vie, travail, santé, forme physique, ergonomie, meubles, maison, technologie, entreprise et plus encore. Si vous souhaitez collaborer avec nous, envoyez un message à sophie@flexispot.com.

Inscrivez-vous pour recevoir notre Newsletter et obtenir les meilleurs conseils ergonomiques