S'il est du devoir de l'employé de faire son travail, il est également de la responsabilité de l'employeur de contribuer à créer un environnement de travail qui encourage la productivité et l'efficacité. C'est d'autant plus difficile à l'heure du travail à distance, où les employés doivent faire face aux distractions quotidiennes par eux-mêmes, sans l'œil supplémentaire d'un superviseur.
Le travail à domicile semblait auparavant un rêve pour la plupart des gens, mais maintenant qu'il est devenu réalité, les employés doivent faire face à de nouveaux défis tels que les enfants qui jouent partout dans la maison, les chiens qui font du bruit et les corvées supplémentaires qui sont un fardeau. Mais si la pandémie nous a appris quelque chose, c'est que le travail à distance est possible, plus rentable pour certaines entreprises et qu'il réduit l'empreinte carbone de la main-d'œuvre.
Nous avons rassemblé ici les moyens par lesquels les entreprises peuvent aider leurs employés à éviter les distractions lorsqu'ils travaillent à domicile.
1. Envoyez des meubles ergonomiques à vos employés.
Investissez dans l'amélioration de l'efficacité et de la productivité de vos employés ainsi que dans la promotion d'une meilleure santé en leur fournissant des meubles ergonomiques. FlexiSpot est une société d'ergonomie qui s'est toujours donné pour mission d'améliorer la vie de sa clientèle. Elle compte parmi ses clients des sociétés internationales telles que Marriott, Bank of America, Starbucks Coffee et IBM. L'entreprise est présente dans le secteur depuis plus de 20 ans et fournit des meubles ergonomiques à ses clients, leur garantissant une expérience indolore, active et saine lorsqu'ils travaillent, font de l'art, lisent, écrivent, sont assis ou debout. FlexiSpot accepte les commandes en gros, ce qui permet aux entreprises de bénéficier de prix avantageux, d'une livraison gratuite et rapide, d'une installation de qualité, d'un excellent service, etc. Il est facile d'envoyer du mobilier à vos employés, il suffit de remplir un bon de commande et d'attendre que le mobilier arrive.
2. Organisez de courts contrôles de groupe au cours de la journée.
Bien que nous n'encouragions pas la microgestion, qui peut s'avérer plu préjudiciable qu'utile, prévoyez au moins deux contrôles réguliers dans la journée : un le matin et un l'après-midi. Cela permettra à l'employeur ou au superviseur d'être informé de l'activité de l'équipe. Cela n'a pas besoin de durer, cinq à dix minutes de leur temps suffisent. Cela aiderait les employés à se remettre sur les rails du travail qu'ils effectuent, car cet appel peut servir de rappel du travail qu'ils doivent accomplir.
3. Organisez des jeux virtuels.
Maintenez le soutien et la cohésion de l'équipe, même lorsque vous travaillez séparément. Pour certains, ces jeux virtuels sont des pertes de temps ; veillez donc à les programmer au bon moment. Ne les faites pas tous les jours et lorsque tout le monde est pressé par un projet dont le délai est serré. Il est peut-être préférable de les programmer après un projet, lorsque tout le monde est encore d'humeur festive. Elle peut également servir de réunion mensuelle et peut offrir des prix aux meilleurs employés du mois, ce qui nous amène au point suivant.
4. Encouragez les employés.
Pour améliorer l'efficacité à la maison, offrez aux employés quelque chose qui les motivera à travailler dur. Récompensez ceux qui ont travaillé dur et aidé l'entreprise à fonctionner en cette période difficile. Donnez peut-être un congé supplémentaire ou offrez une prime en espèces aux employés qui travaillent de manière proactive et aident volontiers les membres de l'équipe. Le système de récompenses est peut-être une vieille tactique, mais il est encore en vigueur aujourd'hui, simplement parce qu'il fonctionne toujours. Utilisez-le à votre avantage afin de récolter les meilleurs résultats pour l'entreprise comme pour les employés.
5. Demandez aux employés de s'habiller comme s'ils allaient au bureau.
L'environnement de travail a changé mais cela ne signifie pas que les employés doivent être négligents et en profiter. Il ne s'agit pas de rendre l'espace de travail restrictif mais simplement d'assurer un environnement plus efficace. Nombreux sont ceux qui ont découvert que le fait de travailler en pyjama peut limiter la productivité d'une personne parce qu'elle se sent chez elle et non dans un espace de travail où elle doit se présenter de manière professionnelle et bien habillée. Une bonne idée serait donc de demander aux employés de s'habiller comme s'ils allaient au bureau. Ils n'ont pas besoin de se maquiller ; ils doivent simplement se changer et porter des vêtements plus adaptés au travail. Ces vêtements pourraient être vérifiés lors des contrôles quotidiens. Cela contribuera à créer chez les employés l'état d'esprit selon lequel ils travaillent pour l'entreprise, même si leur espace de travail est à la maison.
6. Fournissez aux employés des outils et des ressources.
Donnez aux employés des connaissances. Donnez-leur des conseils sur la manière de rester productifs et efficaces en organisant des conférences et des séminaires. Invitez des professionnels à venir leur parler afin qu'ils puissent demander comment lutter contre les distractions et faire d'une partie de leur domicile un espace de travail confortable. Si ce n'est pas des séminaires virtuels, fournissez aux employés des ressources de lecture ou des outils d'apprentissage vidéo auxquels ils peuvent accéder à tout moment afin de s'équiper de connaissances sur la manière de gérer leur temps judicieusement et efficacement.
7. Connaissez les conditions de vie de vos employés.
Maintenez un environnement ouvert, même lorsque vous travaillez à distance. Même si vous ne voyez pas vos employés, assurez-vous qu'ils savent que vous êtes disponible à tout moment pour discuter s'ils ont des préoccupations ou des questions. Dès le départ, interrogez-les sur leurs conditions de vie. Avec qui vivent-ils ? Y a-t-il d'autres personnes qui travaillent chez eux ? Leur connexion WiFi est-elle stable ? Ont-ils un espace de travail dédié chez eux ? Qu'attendent-ils de l'entreprise maintenant qu'ils travaillent à domicile ? N'oubliez pas non plus que ces situations de vie peuvent changer à tout moment et que vous devez donc leur poser à nouveau la question quelque temps après avoir commencé à travailler à domicile. Il se peut également qu'ils aient de nouveaux défis à relever qu'ils ont rencontrés récemment et qu'ils souhaitent que vous les aidiez à les relever.
8. Faites des pauses programmées dans la journée.
S'il est important de se débarrasser des distractions, il est également utile que les employés fassent des pauses afin de recharger leur cerveau après de longues heures de travail. Prévoyez des mini-pauses pour l'équipe en dehors du déjeuner afin de ne pas freiner la créativité de vos employés. Encouragez-les à se promener dehors, à écrire dans leur journal ou à méditer. Tout ce qu'ils peuvent faire pour éviter d'être épuisés et que le travail ne leur enlève toute vie. Donnez-leur cinq à dix minutes avant de leur faire signe de se remettre au travail.
