Nous vivons dans une société où nous sommes de plus en plus sollicités. Nous vivons sous l’injonction d’être efficient, productif ! Or, nous sommes de plus en plus nombreux à avoir l’impression de manquer de temps. Ce n’est pas forcément le cas. Il ne s’agit pas vraiment d’un manque de temps, mais plutôt d’une mauvaise gestion du temps. Voici donc quelques astuces pour vous aider à mieux gérer votre temps.
Avoir un vrai espace de travail
Lorsque l’on travaille de chez soi, il peut être tentant de s’installer n’importe où : dans le salon, la cuisine ou même sur son lit. Si cela peut être « acceptable » sur de courtes périodes, sur le long terme, il est essentiel de vous créer un véritable espace de travail, délimité et uniquement dédié à votre activité professionnelle.
Pour cela équipez-vous convenablement. Si vous êtes amené à travailler régulièrement de ce poste de travail, alors optez pour un bureau assis/debout, qui vous permettra d’alterner la position assise et debout, pour encore plus d’efficacité et une meilleure santé. Ne négligez pas non plus le choix de votre fauteuil de bureau. Pour préserver vos articulations, votre dos, et vous prémunir contre les troubles musculo-squelettiques, optez pour une chaise ergonomique.
De même, veillez à garder votre bureau bien rangé. Cela peut paraître anodin, mais un bureau mal rangé, désorganisé influe sur notre état d’esprit. Il vous sera plus facile de vous mettre au travail, et de vous concentrer sur un bureau bien rangé et ordonné. Pour cela, investissez dans un caisson de rangement, ou dans un tiroir qui peut s’adapter à tous les bureaux.
Établir un programme
La planification est la clé d’une bonne gestion de temps ! Sans elle, il peut être facile de se laisser absorber par d’autres tâches sans importance. Combien d’entre nous se sont déjà dits « je vais seulement regarder 5 minutes mon téléphone », pour s’apercevoir que plusieurs minutes, voire heures se sont écoulées ? Pour pallier ce problème, une seule solution : planifiez votre journée en établissant un programme précis et clair de ce que vous devez accomplir dans la journée.
Définir les priorités
Ce point découle directement du précédent. On ne le répétera jamais assez : la planification est primordiale pour ne pas se laisser déborder, et pour mieux gérer votre temps ! Mais il faut la faire intelligemment. Cela signifie que vous devez réaliser une planification réaliste et surtout, logique. En effet, vous avez sûrement des tâches plus urgentes et prioritaires que d’autres. Lors de la planification, il est important de prendre en compte le degré de priorité et d’importance de la tâche.
Miser sur la préparation
Encore une fois, cela est en lien avec la planification. Vous arriverez mieux à gérer votre temps, si vous savez ce que vous avez à faire. Pour encore plus d’efficacité, et pour ne pas perdre de temps le matin, il est conseillé de préparer votre journée la veille. À la fin de votre journée de travail, consacrez 5 minutes à planifier la journée suivante. Ainsi le lendemain matin vous pourrez attaquer sereinement votre journée de travail, sans perdre du temps à chercher ce que vous avez à faire.
Bannir le multitâche
Pour être plus productif, nous avons tendance à vouloir faire plusieurs choses à la fois. En effet, en pratiquant le multitâche, nous avons l’impression d’être plus efficace. Or, c’est le contraire. Le fait de passer d’une tâche à l’autre fatigue le cerveau et gène la concentration. Vous mettrez donc plus de temps à réaliser différentes tâches en même temps. Pour plus d’efficacité, concentrez-vous pleinement sur une tâche. Une fois celle-ci terminée, vous pouvez passer à la suivante. Vous verrez que vous gagnerez du temps, et que vous améliorerez votre productivité.
Ne pas se laisser distraire
Comme pour le multitâche, il est important de veiller à n’avoir aucune distraction lorsque vous travaillez sur une tâche. En effet, des études ont démontré qu’une fois déconcentré, notre cerveau mettait plusieurs minutes à se concentrer à nouveau. Imaginez tout le temps perdu à chaque fois que vous consultez une notification ! Quand vous travaillez, mettez votre téléphone en silencieux, ou en mode avion. Encore mieux : éloignez-le de vous, vous pouvez par exemple le laisser dans une autre pièce, ou dans un tiroir de votre bureau. Ainsi, vous serez moins tenté de le consulter.
Utiliser des méthodes de gestion du temps
La question de la gestion du temps intéresse beaucoup les chercheurs. Nombre d’entre eux ont d’ailleurs mis au point des techniques pouvant vous aider à mieux gérer votre temps. La plus célèbre d’entre elles est probablement la technique Pomodoro. Elle consiste à vous concentrer pendant 25 minutes (à l’aide d’un minuteur), puis de faire une pause de 5 minutes. Au bout de 4 cycles, vous pouvez vous accorder une pause plus longue.
Ces techniques peuvent aussi vous aider à améliorer votre concentration, et vous aider à démarrer une tâche si vous avez du mal à commencer. En effet, il suffit de vous dire que vous allez seulement travailler sur la tâche pendant quelques minutes. Normalement, au bout de ces quelques minutes vous serez dans la lancée, et il y a de fortes chances pour que vous continuiez la tâche en question.
Savoir dire non !
Même la meilleure planification du monde ne pourra pas vous octroyer plus de 24h par jour ! Afin de mieux gérer votre temps, et de ne pas avoir l’impression d’être submergé, vous devez savoir dire non. Il est vrai que cela peut être difficile à faire, mais si vous avez bien établi la liste des tâches prioritaires, vous pourrez plus facilement expliquer pourquoi vous refusez une tâche qui n’est pas importante. Si vous travaillez en équipe, n’hésitez pas à déléguer (s’il s’agit d’une tâche qui est importante mais que vous ne pouvez pas réaliser pour l’instant, sinon vous pouvez la remettre à plus tard).
Ne pas négliger le repos
Pour être efficace, concentré, et ne pas avoir l’impression d’être débordé, il ne faut pas négliger les moments de repos. Cela veut dire qu’il faut prendre le temps de faire des pauses. Et surtout, vous ne devez pas négliger votre sommeil. S’il peut être tentant de faire une nuit blanche pour boucler un dossier urgent, vous en paierez le prix le lendemain. Pour rester concentré et fonctionnel, le cerveau a besoin de repos, et de sommeil. Prenez le temps de faire de « vraies » nuits de sommeil (entre 7h et 9h pour une durée idéale).
Être bienveillant envers vous-même
Il arrive à tout le monde de ne pas réussir à faire tout ce qu’on avait prévu dans une journée. Ce n’est pas une raison pour penser que vous ne valez rien par exemple. Il y aura forcément des jours où vous serez plus fatigués, où vous aurez des imprévus. Dans ces cas-là, allez à l’essentiel. Accomplissez uniquement les tâches extrêmement urgentes. Pour les autres, cela attendra un moment plus propice.
Le temps est précieux ! Nous avons tous au moins une fois eu l’impression de ne pas avoir assez de 24h dans une journée pour tout faire. En mettant en place les astuces que nous avons évoquées ci-dessus, vous arriverez à améliorer votre gestion du temps, et vous vous apercevrez vite des résultats.
