Ce que vous devez savoir sur l'étiquette des réunions en ligne

17 Février, 2022

Le travail à domicile présente un certain nombre d'avantages, dont le plus important est de ne plus avoir à faire les trajets entre le domicile et le lieu de travail chaque matin. Le fait de ne plus avoir à affronter la circulation tous les matins a été un soulagement pour la plupart des gens, mais cela a eu un prix très élevé sous la forme de réunions virtuelles.

Sans contact physique, les réunions virtuelles sont devenues le seul moyen pour les employeurs et les employés d'interagir, de rattraper le temps perdu et de se tenir au courant du déroulement du travail. Cela a été un défi pour de nombreuses personnes et, en cours de route, certaines habitudes indésirables ont fait leur apparition. Nous allons examiner quelques règles importantes de l'étiquette des réunions virtuelles que tout le monde devrait connaître.

Bureau bancal

La dernière chose que vous souhaitez est de tenir une réunion virtuelle alors que votre ordinateur portable se déplace à chaque fois que vous vous appuyez sur votre bureau. L'utilisation d'un bureau bancal n'affectera pas seulement votre productivité globale, mais elle pourrait également entraîner des distractions massives lorsque vous essayez de tenir une réunion virtuelle.

Vous pouvez rapidement remédier à ce problème en vous procurant un bon bureau assis debout que vous pouvez régler de la position assise à la position debout pour organiser une meilleure réunion virtuelle.

Causer des distractions

Les moments où une réunion virtuelle a été interrompue font le tour des réseaux sociaux depuis le début de la pandémie. Les cas les plus fréquents sont ceux où des enfants ou des animaux domestiques se retrouvent dans le bureau à domicile, vous obligeant à vous lever de votre bureau et à emmener les enfants. Cela peut être mignon pour certaines personnes, mais lorsque vous avez affaire à une réunion sérieuse, cela peut tout désorganiser.

Envisagez de fermer la porte lorsque vous travaillez à domicile pour vous ménager un moment d'intimité où vous pourrez vous consacrer à votre travail sans être interrompu. N'oubliez pas que vous travaillez peut-être à la maison, mais que vous êtes toujours au bureau et que vous êtes payé pour vous présenter quand il le faut.

Utiliser le clavier

Il est difficile de trouver un clavier silencieux. Ils sont tous bruyants et produisent un son de frappe très gênant à chaque fois que vous les utilisez. Lorsque vous participez à une réunion virtuelle, vous devez éviter de toucher le clavier car le son qu'il produit risque de noyer ce qui est dit. 

Si vous devez prendre des notes pendant que les gens parlent, optez pour la méthode traditionnelle qui consiste à utiliser un stylo et un carnet pour noter toutes les informations importantes qui vous seront utiles plus tard. Vous pouvez également utiliser votre smartphone, car il est généralement équipé de nombreuses applications de prise de notes. Ainsi, vous pouvez taper tout en sauvegardant immédiatement sans vous laisser distraire.

Coupez votre microphone

Le seul moment où votre microphone doit être activé est lorsque vous parlez. La plupart des applications de réunion virtuelle sont dotées de ces fonctionnalités qui vous permettent de contrôler le microphone et la caméra. Une fois que vous avez fini de parler, éteignez votre microphone pour éviter qu'il ne capte tout son que vous pourriez émettre par accident.

Vous devez savoir que le microphone est très sensible et que tout bruit léger émanant de votre côté sera transmis par le microphone à la réunion. Cela peut entraîner une distraction. Utilisez toujours un logiciel comme Zoom qui est doté d'une fonction de coupure du son. En même temps, éteignez votre caméra chaque fois que vous voulez prendre congé pour éviter que les autres ne perdent leur concentration en vous voyant bouger.

Manger pendant la réunion

Que vous ayez coupé le son de votre micro ou couvert votre appareil photo, la seule chose à ne pas faire est d'apporter de la nourriture sur le poste de travail, surtout lorsque la réunion est en cours. En plus du risque de renverser des choses sur votre appareil et de l'abîmer, vous pourriez être surpris par une question alors que votre bouche est pleine de nourriture. Cela donnerait une image très embarrassante devant vos collègues.

Les réunions qui se tiennent virtuellement ne durent jamais trop longtemps, et vous pouvez consacrer une heure ou deux à vous concentrer pleinement sur elles plutôt que de faire autre chose, comme manger ou autre chose qui ne serait pas bon pour votre concentration. Restez concentré à tout moment.

Ne pas s'exprimer

L'objectif d'une réunion va de la gestion des dossiers quotidiens à la résolution des problèmes en suspens, en passant par la gestion des problèmes émergents. Pour qu'une entreprise prospère, elle doit organiser des réunions où chacun participe activement à la recherche de solutions en prêtant librement sa voix à la discussion.

Ne pas prendre la parole n'est pas une bonne chose peu importe le type de réunion, et la tentation de se taire peut être très forte dans une réunion virtuelle. En effet, il peut être difficile de savoir qui parle lorsque de nombreuses personnes sont présentes à la réunion. Prenez toujours la parole, même s'il ne s'agit que d'une simple salutation. Il est important que les gens reconnaissent votre présence.

Rangez

Les réunions virtuelles, tout comme les réunions ordinaires, sont généralement planifiées plusieurs jours à l'avance, ce qui donne aux gens suffisamment de temps pour s'y préparer. Lorsqu'il s'agit de réunions virtuelles, prenez quelques minutes avant le début de la réunion pour nettoyer votre environnement et vous assurer qu'il a l'air professionnel.

Il serait profondément irrespectueux que votre caméra s'allume et que vos collègues soient confrontés à un arrière-plan rempli de vêtements éparpillés ou de vaisselle sale. Cela pourrait leur donner une très mauvaise impression de vous et faire dérailler le reste de la réunion. Faites en sorte que tout soit bien rangé bien à l'avance.

Soyez à l'heure

Ne faites pas l'erreur de croire que, puisque vous êtes chez vous, vous avez le contrôle de tout. Il est facile de perdre la notion du temps, surtout si vous avez d'autres engagements. Planifiez votre journée de manière efficace afin de vous assurer que vous êtes bien préparé pour la réunion. 

Il est bon d'être prêt au moins 5 minutes avant le début de la réunion en vous asseyant devant votre ordinateur et en préparant tous vos outils. Utilisez ce temps pour parcourir l'ordre du jour afin de vous assurer que vous êtes bien au courant de ce qui va être discuté.

Commencez avec la vidéo activée

La première chose qui se produit au début d'une réunion, c'est que les gens échangent des civilités et prennent des nouvelles les uns des autres. Cela se produit généralement dans les 5 premières minutes et peut être suivi de conversations aléatoires entre les personnes. Ce serait une bonne idée et une preuve de courtoisie que vous commenciez la réunion avec la vidéo allumée.

La raison en est que les participants peuvent vous voir pendant qu'ils vous parlent. Les réunions virtuelles peuvent manquer de contact physique, mais elles sont aussi réelles que n'importe quoi d'autre, et les gens sont encouragés à se comporter comme s'il s'agissait d'une réunion physique au bureau.

Couper la parole

Lors d'une réunion, il est facile de se perdre dans l'action du moment et de se retrouver à couper la parole aux autres. Ce n'est pas une bonne chose à faire, même dans une réunion virtuelle. Les réunions sont censées être des lieux de bienséance où les gens parlent un par un, et où chacun écoute attentivement en attendant son tour.

Si vous avez envie de soulever une question urgente ou de corriger un point qui, selon vous, a été énoncé de manière erronée, il serait considéré comme un geste de politesse d'attendre que la personne ait fini de parler avant de soulever respectueusement vos objections. De cette façon, tout le monde peut vous écouter et la personne en question a la possibilité de répondre sans vous interrompre non plus.

Se balancer sur sa chaise

Il serait très inconvenant de votre part de vous balancer sur votre chaise d'avant en arrière pendant que la réunion se poursuit. Cela peut produire des bruits qui pourraient distraire les autres et interférer avec l'ordre du jour en cours de discussion. Même si votre microphone est en sourdine, le fait de vous balancer sur votre chaise vous fera perdre votre concentration et vous risquez d'être pris au dépourvu par une question à laquelle vous n'êtes pas bien préparé.

Pensez à acheter une chaise ergonomique qui vous permettra de rester concentré sur la réunion, quelle que soit sa durée.

Conclusion

Les réunions virtuelles vont se poursuivre à l'avenir, car le passage du bureau à domicile au bureau classique se fait lentement. Si vous continuez à travailler à domicile, suivez les conseils ci-dessus pour vous assurer que toutes les réunions auxquelles vous participez se déroulent avec grâce et respect les uns pour les autres, afin d'atteindre tous les objectifs que vous vous êtes fixés.


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