Automatisation du flux de travail pour plus de productivité

26 Août, 2021

Avez-vous réfléchi à la manière dont l'automatisation de la charge de travail peut vous aider à être plus productif ? Heureusement, il existe plus de technologies que jamais pour vous faciliter la vie et automatiser un grand nombre des tâches les plus chronophages auxquelles vous êtes confronté au quotidien. Voici nos sept principales suggestions.

Il est facile de se laisser distraire et de se laisser submerger dans un monde inondé d'informations. De nombreuses personnes ont plusieurs onglets ouverts sur leur ordinateur pendant la journée de travail, ce qui rend difficile l'accomplissement efficace de leur liste de choses à faire.

Les chefs d'entreprise qui réussissent, en revanche, utilisent la technologie pour automatiser les tâches de routine et accroître la productivité. L'automatisation de la charge de travail peut sembler être un rêve devenu réalité, mais il est important de se rappeler que tous les outils de ce type ne sont pas adaptés à vos besoins. 

Le monde de l'automatisation est plus complexe que jamais, et il existe une multitude d'outils qui se disputent l'opportunité de gérer votre travail. Alors, lequel est le meilleur pour vous et vous aidera à améliorer votre productivité quotidienne ?

Qu'est-ce que l'automatisation des tâches et comment fonctionne-t-elle ?

L'automatisation de la charge de travail est l'utilisation d'outils logiciels pour automatiser les opérations commerciales et informatiques répétitives en les déclenchant, les programmant, les exécutant et les gérant. Les charges de travail nécessitent un effort numérique ou manuel au cours des opérations quotidiennes d'une entreprise.

Pour supprimer l'intervention manuelle, réduire les erreurs et augmenter l'efficacité globale de votre entreprise et de vos processus informatiques, vous pouvez numériser les tâches manuelles et automatiser les tâches numériques.

L'automatisation des tâches est liée à la planification de celles-ci, qui implique le déclenchement, la programmation et l'exécution de charges de travail gourmandes en ressources pendant la nuit, également connues sous le nom de "Batch Windows". Avec l'évolution constante du traitement informatique, la nécessité d'organiser des fenêtres de traitement par lots pendant la nuit a diminué. Aujourd'hui, l'automatisation des opérations repose sur des exécutions déclenchées par des événements plutôt que sur des exécutions à date et heure fixes.

Parce qu'elle réduit le temps libre entre le moment où un processus peut être lancé et celui où il commence à s'exécuter, l'automatisation des tâches basée sur les événements est plus efficace.

Voici une liste des sept principaux logiciels et outils d'automatisation :

1. Wunderlist

Wunderlist met de l'ordre dans votre vie en vous permettant de construire des listes et des rappels personnalisés en fonction de vos exigences et de vos objectifs. Peu importe où vous êtes, vous pouvez l'utiliser sur votre ordinateur, votre tablette ou votre téléphone. Cela facilite grandement le suivi de vos tâches quotidiennes, hebdomadaires et mensuelles.

Vous pouvez également collaborer à vos projets en partageant vos listes avec vos amis, votre famille et vos collègues de travail. Cela est bénéfique pour une entreprise. Au lieu de trimer sur une liste de choses à faire, ils peuvent collaborer avec leurs collègues pour accomplir le travail plus rapidement.

2. ActiveCampaign

ActiveCampaign est un logiciel d'automatisation du marketing avec une touche d'originalité. C'est un programme d'entreprise qui combine des fonctions avancées de marketing par e-mail avec un système de gestion de la relation client (CRM) de niveau entreprise. Il s'agit de l'une des plateformes d'automatisation du marketing les plus complètes qui soient. Et chaque édition de son logiciel est bon marché.

ActiveCampaign vous permet de créer des répondeurs automatiques basés sur une variété de critères. Il vous permet également d'automatiser la gestion de vos contacts et de vos listes, ainsi que l'automatisation au sein de son système CRM Deals. Vous pouvez planifier des rendez-vous, ajouter des notes aux contacts et envoyer des messages directs en utilisant le système "Deals".

Ses fonctions de communication avec les clients vous permettent d'envoyer des messages ciblés directement aux visiteurs de votre site Web, ce qui se traduit par une meilleure expérience client.

3. Buffer ou Hootsuite

Dans l'environnement actuel, les médias sociaux font partie intégrante de toute entreprise. Les gérer, en revanche, est un véritable casse-tête, et organiser des campagnes de marketing sur plusieurs plateformes peut s'avérer difficile. Des plateformes comme Hootsuite et Buffer, par exemple, permettent d'automatiser facilement une grande partie de votre marketing des médias sociaux.

Bien que les deux systèmes soient assez similaires, Buffer est un choix supérieur car il possède une interface plus conviviale et davantage de possibilités de programmation.

4.Xero

Plus votre entreprise se développe, plus elle nécessite de comptabilité, ce qui est toujours un défi, surtout lorsque les fonds sont limités. Grâce à des outils tels que les factures automatiques, les paiements programmés et la gestion des flux de trésorerie, Xero vous aide à réduire votre charge de travail comptable.

Xero regroupe de nombreuses fonctions dans un seul logiciel, dont beaucoup sont destinées à faciliter la gestion financière des propriétaires de petites entreprises.

5. Leadformly

En tant que propriétaire d'une petite entreprise, vous devrez automatiser votre processus de vente afin de gérer un plus grand volume de prospects et d'en convertir davantage en clients, sans avoir à embaucher de personnel de vente.

Leadformly peut vous aider à améliorer les taux de conversion de vos formulaires. Il vous permet également de segmenter vos prospects directement sur les pages de votre site Web. Pour ce faire, il utilise une logique conditionnelle qui pose des questions aux clients potentiels en fonction des données qu'ils saisissent. Leadformly s'intègre parfaitement à tout flux de travail et est compatible avec tous les outils de marketing grâce à ses nombreux connecteurs.

6. Zapier

Zapier est un logiciel d'automatisation facile à utiliser qui vous aide à gagner du temps et à augmenter votre productivité. Il vous permet d'automatiser des tâches à travers plusieurs applications.

Voulez-vous que les pièces jointes de Gmail soient automatiquement enregistrées dans Google Drive ? Ou voulez-vous tweeter immédiatement tous vos articles de blog sur Twitter lorsqu'ils ont été publiés ? Peut-être souhaitez-vous enregistrer tous les nouveaux fichiers Google Docs sur OneDrive, puis les sauvegarder sur Dropbox.

Zapier vous aide à automatiser des milliers de processus comme ceux-ci et à gagner du temps en réduisant les tâches manuelles fastidieuses. Vous libérez ainsi du temps pour vous consacrer à des tâches plus rentables.

7. IFTTT

IFTTT est un service qui vous permet d'automatiser des tâches de base entre différentes applications. Cela vous évite de rebondir entre les plateformes pour effectuer les mêmes corvées ennuyeuses.

IFTTT est remarquablement similaire à Zapier, à l'exception du fait qu'il dispose d'une version gratuite supérieure. Le principal inconvénient est que vous ne pouvez avoir qu'un seul compte, ce qui le rend inadapté aux groupes. 

Une autre distinction est que l'automatisation IFTTT commence immédiatement une fois que l'action de déclenchement est terminée. L'automatisation Zapier, en revanche, s'exécute toutes les cinq ou quinze minutes, selon la version que vous utilisez.

Avec n'importe quelle version commerciale de Zapier, vous pouvez créer des Zaps multi-étapes, qui vous permettent de créer de nombreuses automations à partir de la même action de déclenchement, ce que vous ne pouvez faire avec aucune version d'IFTTT.

Conclusion

L'automatisation des tâches bien conçue aide les entreprises à aligner les attentes des consommateurs sur les processus commerciaux, ce qui se traduit par des clients satisfaits et un modèle d'entreprise rentable. 

Si vous utilisez une ou plusieurs des technologies énumérées ci-dessus, vous constaterez une augmentation de la productivité, plus de temps libre et un personnel plus heureux. Quels outils utilisez-vous au bureau pour automatiser vos tâches ?

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