Le chaos et le stress sont souvent perçus comme des éléments incontournables de la vie. Mais l’organisation est un moyen facile d'avoir un sentiment de contrôle et de stimuler votre productivité. Et ce n'est pas aussi éprouvant que vous l'imaginez !
Suivez ces dix étapes pour vous organiser et ainsi améliorer votre productivité :
#1 Votre vision globale
L'organisation ne consiste pas seulement à ranger votre bureau ou à ajouter des dates à votre calendrier (bien que ces choses soient utiles). L'organisation consiste également à planifier votre cheminement vers vos objectifs à long terme et votre vision de l'avenir.
Gardez vos objectifs à l'esprit en vérifiant régulièrement vos progrès vers ceux-ci. Vous pouvez tenir une liste pour rester sur la bonne voie, ou commencer un journal des objectifs futurs à atteindre.
En vous concentrant sur votre objectif à long terme, vous vous sentirez plus motivé, qu'il s'agisse d'une promotion importante, d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée ou de l'obtention d'un contrat important. Et planifier les étapes qui vous mèneront à votre objectif vous aidera à l'atteindre.
#2 Routine, Routine, Routine
Les routines peuvent réduire le stress et stimuler la productivité. La création d'une routine quotidienne accroît notre sentiment de contrôle et de calme, et nous aide à accomplir davantage de tâches.
Une routine quotidienne bien conçue, personnalisée en fonction de vos pics et creux de productivité, vous aidera à tirer le meilleur parti de votre journée et à rester motivé.
Réfléchissez à ce à quoi ressemblent vos routines efficaces du matin, du midi et du soir. Prenez des habitudes positives et n'oubliez pas de faire des pauses régulières.
Une promenade matinale, un petit-déjeuner sain, une discussion quotidienne avec un ami pendant le déjeuner, ou de la lecture avant de se coucher - tout ce qui vous aide à vous sentir heureux, plein d'énergie et motivé contribuera à stimuler votre productivité.
#3 Le pouvoir du calendrier
N'oubliez plus jamais un événement, une réunion de travail ou un anniversaire en créant - et en respectant - un système d'agenda.
Que vous achetiez un nouvel agenda en janvier ou que vous préfériez la portabilité et la simplicité d'une application de calendrier, la clé est de tout noter. Les dates d'événements importants, les horaires de train, les rappels de projets urgents, les projets amusants avec vos amis - inscrivez-les dans votre agenda ou votre application dès que vous les avez planifiés.
#4 Faites des listes
Lister est un excellent moyen d'organiser votre vie professionnelle et privée, de ne pas oublier des choses et de vous assurer que les tâches importantes sont prioritaires.
Faites une liste de tout : vos courses, vos tâches de la journée, les restaurants que vous voulez essayer.
Puis profitez de la satisfaction de cocher les tâches accomplies !
#5 Le découpage du temps
Maintenant que vous avez dressé une liste, vous pouvez vous demander comment faire pour tout faire ?
La réponse est de fragmenter son temps.
Tout d'abord, déterminez à quel moment de la journée vous êtes le plus productif. Bien que ce soit souvent le matin, ce n'est pas le cas pour tout le monde.
Identifiez les tâches les plus urgentes ou les plus importantes de votre liste de choses à faire et programmez-les pendant votre période de productivité maximale. Ensuite, découpez le temps qui vous reste en tranches de 20 à 40 minutes et répartissez-le entre les autres tâches importantes.
N'oubliez pas de prévoir des pauses régulières de 10 minutes entre chaque tâche. Vous ne pourrez pas atteindre votre productivité maximale si vous êtes constamment à 200 %.
Ne vous stressez pas en surestimant ce que vous pouvez faire en une journée. Célébrez les petites victoires lorsque vous rayez des tâches de votre liste. Ne vous culpabilisez pas si vous n'avez pas terminé une tâche - remettez-la simplement à un autre jour et passez à autre chose.
#6 Désencombrez
Être entouré de désordre peut vous distraire, vous mettre de mauvaise humeur et nuire à votre productivité.
Engagez-vous à garder votre bureau - au moins - rangé. Suivez la règle d'un objet personnel et d'un objet décoratif.
Essuyez régulièrement votre bureau au moins une fois par semaine pour garder votre espace de travail propre et bien rangé.
#7 Le système de classement
Assurez-vous que votre espace de travail ne soit pas encombré en établissant un système de classement. Investissez dans des classeurs à levier ou un plateau à papier si vous travaillez principalement sur papier. Ou, pour un système de classement supérieur, utilisez le stockage en nuage pour garder vos documents à portée de main et en sécurité.
#8 Sauvegardez
Organisez et protégez vos documents importants en utilisant un système sécurisé basé sur le cloud pour sauvegarder votre travail.
Pendant que vous y êtes, sauvegardez votre application de calendrier, le contenu de votre téléphone et d'autres fichiers informatiques importants.
Rien de tel pour être organisé et productif qu'une personne capable de retrouver ses notes de réunion d'une simple pression sur un bouton après une suppression de fichiers dans toute l'entreprise.
#9 Gestion de la boîte mail
Investissez du temps dans la gestion de votre messagerie pour obtenir d'énormes gains de productivité.
Mettez en place des filtres d'e-mail et des dossiers bien nommés pour que vos e-mails soient organisés et, mieux encore, automatiquement filtrés. Gardez votre boîte de réception principale aussi vide que possible afin d'éviter la formation d'un marécage d'e-mails. C'est la fin de la peur du courriel et du défilement sans fin des courriers indésirables !
Une fois que vous avez donné suite à un e-mail, placez-le dans un dossier " Terminé " pour avoir un sentiment de réussite.
Désabonnez-vous d'autant de bulletins d'information et de promotions inutiles que possible. Non seulement vous éviterez la tentation de dépenser de l'argent (ou du temps !) pour des choses dont vous n'avez pas besoin, mais vous garderez votre boîte de réception rationalisée et sans stress.
#10 La planification
La planification préalable est un moyen simple de vous assurer que vous commencez votre journée en étant frais, productif et sans stress.
Assurez-vous d'avoir préparé vos repas la veille, que vous préfériez cuisiner à la chaîne ou simplement choisir un café pour votre déjeuner. Choisissez également vos vêtements pour le lendemain afin d'éviter que la décision ne prenne de la place dans votre cerveau le matin. Préparez également votre sac la veille au soir - vous risquez beaucoup moins d'oublier quelque chose de cette façon !
Laissez vos clés, votre téléphone et d'autres objets importants au même endroit, près de la porte, tous les jours, afin d'éviter les bousculades de dernière minute, sources de stress, lorsque vous partez au travail.
