Un espace de travail en équipe est un modèle commercial conçu pour fournir des services commerciaux aux petits entrepreneurs, aux grandes entreprises qui ont des employés travaillant à distance, aux indépendants et aux individus travaillant dans des projets de groupe.Les espaces de travail en équipe sont la prochaine grande nouveauté du travail à distance et sont disponibles à l'heure, jour ou mois pour les contrats de sous-traitance à plus long terme.
Ces espaces de travail partagés offrent un espace de travail décontracté qui peut être amusant, stimulant et améliorer la créativité et la productivité dans votre travail. Il n'y a pas de meilleur endroit pour mettre vos idées en place lors d'une séance de brainstorming avec vos partenaires qu'un environnement organisé à cet effet.
Les ressources offertes dans un espace de travail en équipe comprendront le Wi-Fi, des imprimantes et des scanners, une salle de conférence ou des salles de réunion privées, une cuisine, une alimentation de secours, la sécurité, le chauffage et la climatisation, et une cafétéria. Selon les investisseurs, certains offrent même des rafraîchissements gratuits. et des salles de jeux où les clients peuvent se défouler.
Mais pour que ces espaces fonctionnent de manière optimale, comme pour toute configuration de bureau, vous avez besoin de règles. Les espaces de travail en équipe sont régis par des accords contractuels que toute personne louant l'espace doit signer et respecter pour le confort de tous dans l'environnement. Lisez la suite pour savoir pourquoi les gens vont dans des espaces de travail en équipe et certaines des choses à faire et à ne pas faire pendant qu’ils y sont.
Pourquoi Choisir de Travailler dans un Espace de Travail Partagé
Pourquoi choisir de quitter le confort de votre foyer pour vous rendre dans un espace de travail public partagé ? Voici quelques raisons pour lesquelles.
C'est une chance de sortir de votre bulle et de vous exposer à de nouvelles perspectives de personnes partageant les mêmes idées.
Cela conduit à une augmentation de la productivité.Sortir des tâches ménagères, de l'attention requise de la part de vos enfants et des distractions constantes associées à un environnement familier vous aide à rester concentré et à rester au top de votre forme.
Un nouvel espace de travail peut être exactement ce dont vous avez besoin pour obtenir cette explosion de créativité dans votre travail et vous donner une longueur d'avance sur vos concurrents.
Les collaborations avec des personnes partageant les mêmes idées peuvent donner lieu à un large éventail d'idées pour vos projets professionnels et personnels.
Un espace de travail confortable et bien équipé est un espace organisé pour un minimum de distractions et un confort de travail maximal, qui sont des éléments essentiels à l'engagement.Vous vous sentez également à l'aise de demander aux investisseurs de se rencontrer dans de tels espaces professionnels.
Que Rechercher dans un Environnement de Travail en Équipe
Avec autant de nouveaux établissements dans les espaces de travail en équipe, il est facile de se laisser distraire par le chic et le luxe offerts par certains.Vous pouvez facilement passer à côté des éléments clés à prendre en compte lors du choix d'un espace de travail en équipe adéquat.Regardons quelques domaines clés à vérifier lors de la sélection d'un espace de travail partagé.
L’emplacement
Emplacement, emplacement, emplacement. C'est le premier et le plus important facteur à prendre en compte, comme pour toute entreprise. Choisissez un emplacement avec un court trajet. Vous ne voulez pas perdre des heures de trajet quotidien. De plus, gardez à l'esprit un emplacement qui est au centre de vos employés et de vous-même s'ils ont besoin de se rencontrer et de collaborer sur un projet.
Considérez les options de transport jusqu'à votre lieu désigné. Est-il sûr de quitter le travail la nuit ? Y a-t-il des places de stationnement disponibles pour chaque membre de l'équipe s'il choisit de conduire ? Ces questions sont pertinentes à considérer avant d'engager une partie de vos coûts d'exploitation dans un travail en équipe. Incluez également les employés dans la prise de décision.
Considérez votre Budget
Si vous démarrez une entreprise, un espace de travail traditionnel peut être une adresse de bureau temporaire avant que vous ne commenciez à gagner suffisamment d'argent pour aménager un espace.Ce sera d'énormes économies pour les entreprises établies qui n'ont pas besoin d'une adresse physique permanente puisque vous ne payez que pour le bureau quand vous en avez besoin.
Cependant, un séjour prolongé dans un espace de coworking peut être coûteux pour une entreprise qui essaie d'économiser suffisamment d'argent pour créer son propre espace. Le loyer mensuel pourrait être orienté vers un achat ici et là alors que vous allez vers le bureau de vos rêves - alors assurez-vous que les chiffres s'additionnent. Il n'y a pas de honte à commencer petit.
Agréments
Puisque vous dépensez de l'argent pour être dans cet espace, assurez-vous que l'espace réponde à tous vos besoins et offre un niveau de confort qui reflète le chèque que vous tirerez à la fin de votre séjour. Vous pouvez en savoir plus sur les meilleurs produits pour un espace de bureau partagé. Mais voici un bref résumé de certaines des caractéristiques les plus essentielles à prendre en compte :
Considérez un bureau qui offre des chaises ergonomiques et des bureaux debout qui maintiennent un niveau de confort approprié, assurent une bonne posture et assurent un équilibre sain entre la position assise et debout. Certains vont même un cran plus haut en fournissant des meubles qui vous permettent de faire votre entraînement au bureau.
Maintenance régulière - Vous ne voulez pas travailler dans un environnement où l'imprimante tombe en panne et reste éteinte, ou dans un environnement où vous devez vous occuper vous-même d'une ampoule vacillante ou de problèmes de plomberie.
Connexion Internet - Une connexion Wi-Fi stable est essentielle pour assurer la continuité du travail.
Armoires verrouillables pour garder les documents en sécurité.
Alimentation de secours.
Imprimantes, scanners et copieurs.
La climatisation et un chauffage pour réguler les conditions de température.
Snack-bar avec des options de collations saines pour garder la sensation de faim éloignée.
Flexibilité
L'espace de travail en équipe doit vous être accessible pendant les heures où vous devez travailler, 24 heures sur 24. C'est un aspect non négociable, étant donné que la plupart des entreprises traversent aujourd'hui différents fuseaux horaires, ce qui peut nécessiter des heures de travail irrégulières.
Considérez le Type d’Espace Dont Vous Avez Besoin
La plupart des espaces de travail en équipe proposent trois types d'aménagements dans leur établissement.
Le bureau partagé - Il s'agit d'un type d'environnement premier arrivé, premier servi. C'est une option populaire pour les personnes sans engagement à long terme dans l'espace, car tout le monde peut y accéder sans avoir aucune sorte d'adhésion. Les pigistes sont les mieux adaptés pour ce genre d'arrangement.
Postes fixes - Ces établissements privilégient les réservations à l'avance.Les postes sont réservés selon un tarif horaire/jour ou mensuel. Une fois réservé, vous pouvez vous présenter (ou non) et ne pas vous soucier de manquer de place pour la période réservée.
Espace cabine - Ces espaces louent des sections du bureau partagé à des équipes plus importantes. Il convient particulièrement aux groupes qui ont besoin d'intimité pour travailler sur des projets ou pour des séances de remue-méninges.
Intimité
Certains espaces ont des options de bureau avec des portes verrouillables, d'autres ont des cloisons, mais la plupart ont des plans d'étage ouverts. En fonction du niveau d'intimité requis, choisissez celui qui correspond le mieux à votre vision. Encore une fois, assurez-vous de vérifier s'ils offrent des services de salle de conférence ou de salle de conférence, si jamais cela devenait une préoccupation pour votre entreprise. Les armoires verrouillables ne devraient pas être facultatives.
Gestion
Le service à la clientèle devient de plus en plus important de jour en jour. Le niveau de formation et d'expérience de votre personnel dans le traitement de différents types de clientèle peut faire ou défaire votre investissement. La dynamique de la location de votre espace à différents travailleurs a besoin d'un une équipe de gestion sur place qui peut anticiper et diffuser toute explosion potentielle avec les clients, le personnel, la gestion de l'immeuble, et parfois les attentes et demandes obscènes des « clients payants ».
Les Choses à Faire dans un Espace de Travail en Équipe
Après avoir choisi un espace de travail adapté à vos besoins, vos attentes et votre budget, vous êtes prêt pour un tour d'horizon des bonnes manières à respecter lors de votre séjour dans l'établissement. La chose la plus importante à retenir est qu'il s'agit autant d'un espace public que privé ; par conséquent, le décorum doit être respecté. Gardez à l'esprit que vos actions ont un impact sur les personnes qui vous entourent, alors accordez-leur la même courtoisie que vous attendez d'elles. Voici quelques directives générales à suivre :
Soyez Attentif aux Autres
Que vous vouliez éclater de rire à un mème que votre ami vous a envoyé ou prendre un appel téléphonique de la bavarde tante Cathy - soyez conscient des autres. Vous préférerez peut-être prendre un mélange d'ail et de gingembre pour votre pause-café. La question est, est-ce que tout le monde est d'accord avec l'arôme piquant de votre boisson ? Il en va de même pour le confort de libérer vos pieds des fers des chaussures fermées et d'être conscient que vos chaussettes peuvent sentir mauvais à cause de la chaleur.
En étant attentif, assurez-vous que vous :
Respectez l'espace qui vous est attribué et assurez-vous que vos activités ne s'étendent pas à celles de la personne suivante. Soyez conscient des sons que vous faites, de l'odeur provenant de votre bureau, des regards longs et inconfortables dans la direction des autres, etc.
Ne déplacez pas les choses car la façon dont elle est organisée vise probablement à optimiser les ressources pour chaque client individuel.
Utilisez les ressources de manière raisonnable. Vous ne pouvez pas configurer l'impression de 1 000 copies à partir d'une imprimante de bureau simplement parce qu'elle est disponible. Vous risquez de bloquer la file d'attente pour tous ceux qui ont besoin des services plus tard et d'épuiser le toner au cours du processus.
Avant de modifier le thermostat, assurez-vous que tout le monde a aussi chaud ou froid que vous. Il n'est pas facile de parvenir à un consensus sur de telles choses, mais vous pouvez faire des compromis à tour de rôle.
Nettoyez et Désinfectez
Pandémie ou pas, il a toujours été essentiel de maintenir une bonne hygiène et de désinfecter les espaces partagés. La direction doit d'abord veiller à installer des meubles fabriqués avec des matériaux faciles à nettoyer. Bien que ce ne soit pas tout à fait faisable, les chaises de bureau en cuir nettoient mieux que les chaises en tissu ordinaires., donc cela devrait être considéré. Vous pouvez consulter cet article sur la façon de garder votre chaise de bureau en parfait état. La plupart des surfaces de bureau sont faciles à essuyer, donc cela ne devrait pas être un gros problème.
Voici d'autres éléments à prendre en compte pour conserver un espace de travail partagé propre :
Jetez les ordures que vous avez accumulées pendant la journée avant de partir.
Essuyez les déversements, les tasses et les assiettes de votre bureau. Procurez-vous un sous-verre pour éviter les tracas.
Ne laissez pas de collations sur votre bureau.
À la fin de la journée, vérifiez votre espace de travail avant de partir pour vous assurer qu'il est propre comme vous l'avez trouvé.
Respectez les Limites des Autres
Lisez les indices sociaux des gens pour vous assurer que vous n'interférez pas avec les espaces personnels. Si quelqu'un ne vous engage pas dans de petites conversations, mieux vaut l'éviter. N'imposez pas de collations aux gens. Offrez-les, mais répondez oui ou non à l'offre avec la même grâce. De plus, laissez les conversations personnelles être personnelles. Faites de votre mieux pour éviter d'écouter les appels et les conversations des gens.
Adhérez aux Règles Établies par la Direction
Respectez les règles établies par l'espace de travail en équipe pour éviter les collisions avec les colocataires et la direction. Vous ne voulez pas vous créer un environnement toxique en recevant des rappels constants sur le manque de respect de l'étiquette dans l'espace de travail ou en vous créant une mauvaise réputation.
Soyez Ponctuel
N'oubliez pas que l'installation de travail en équipe gère également une entreprise qui facture à l'heure. Votre manque de ponctualité ou vos demandes d'heures supplémentaires pourraient leur coûter de l'argent et des clients potentiels. C'est également un inconvénient pour l'utilisateur désigné pour utiliser votre espace une fois que vous avez terminé. Informez la direction des circonstances imprévues qui pourraient vous amener à être en retard.
Réseau et Socialisation
Engagez-vous dans un réseautage et une socialisation saine. Vous avez tous un programme commun, ce qui justifie une conversation d'introduction. Recherchez un deuxième et un troisième avis sur vos projets - utilisez ces personnes comme une ressource et soyez également une ressource pour elles. Vous trouverez tous différentes compétences dans un espace de travail partagé - avocats, journalistes, tuteurs, blogueurs, analystes des médias sociaux, financiers, etc. Si vous jouez bien vos cartes, vous pourriez rechercher le meilleur pool de contacts professionnels que vous rencontrerez dans votre carrière.
Les Choses à Ne Pas Faire dans un Espace de Travail en Équipe
Nous avons également compilé une liste de choses généralement mal vues dans un espace de travail partagé.
Évitez les argumentaires de vente dans un espace de travail partagé. La plupart des personnes dans un espace de coworking sont là pour se concentrer et accomplir les tâches à accomplir. Ce n'est pas propice à écouter votre argumentaire de vente pendant qu'ils travaillent. Gardez cela pour les pauses.
N'ayez pas de conversations bruyantes depuis le bureau. Lorsque vous avez besoin de partager des idées ou de faire un remue-méninges avec un partenaire, utilisez une salle privée ou la salle de repos.
Ne passez pas d'appels personnels dans un espace de travail partagé. Faites une pause et déplacez-vous vers une autre zone ou à l'extérieur pour éviter de créer une distraction.
Gardez votre téléphone en mode silencieux.
Ne mangez pas dans votre espace.
Ne mâchez pas de chewing-gum, car cela peut être très destructeur pour les personnes qui vous entourent.
Ne monopolisez pas les ressources du bureau.
Conclusion
Il est indéniable que les espaces de travail partagés prennent le pas sur les configurations de bureau traditionnelles. Ils sont économiques pour la plupart des personnes travaillant à distance et pour les travailleurs indépendants. Les espaces de travail en équipe accordent également aux start-ups les ressources nécessaires pour faire fonctionner leur entreprise avec les mêmes équipements que ceux que l'on trouve dans les entreprises plus établies.
Et, avec un bon réseautage, vous pouvez laisser l'espace partagé avec le type de réseau professionnel qui positionnera votre entreprise pour ses meilleures chances de réussite. Suivez nos choses à faire et à ne pas faire lorsque vous choisissez l'espace de travail en équipe qui correspond à votre situation, et vous êtes assuré de passer un moment facile et agréable dans votre nouveau bureau.
