Si vous avez l’impression d’être débordé(e), c’est peut-être que vous manquez de temps. Mais c’est peut-être aussi que vous manquez d’organisation. On a sélectionné pour vous 6 outils qui vous permettront de devenir un(e) expert(e) de la planification.
Les incontournables pour la gestion de votre temps
Et avant de vous dévoiler ces 6 outils, on vous parle rapidement des incontournables pour une gestion efficace de votre temps et une productivité assurée :
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Gérer votre emploi du temps sur un agenda est primordial. Vous pourrez ainsi répertorier vos rendez-vous en étant certain(e) de ne rien oublier. Agenda papier ou informatique, c’est comme vous voulez. Pourquoi pas les 2 pour ne manquer aucun impératif ?
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En plus de l’agenda, utiliser un gestionnaire de tâches vous permettra de lister vos missions de la journée, de la semaine ou du mois, afin de planifier votre travail et d’avoir une vue d’ensemble. Cela vous aidera à la fois à prioriser vos tâches, vous garantira de ne rien oublier et vous évitera toute surcharge mentale inutile (vous savez, ce qu’il peut arriver quand vous ne notez pas et gardez tout dans un coin de votre tête...).
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Une boîte mails bien organisée est également la clé d’une bonne gestion de votre temps, car une boîte mails surchargée peut vous procurer une sensation de stress, vous décourager et avoir des effets contre-productifs (alors que le mail est censé vous aider justement à travailler, pas censé vous démotiver). Prenez donc l’habitude de trier quotidiennement vos mails en quelques minutes pour gagner en efficacité.
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Aussi, les outils de notes et de stockage vous permettront de garder toutes vos idées noir sur blanc, et d’avoir tous vos documents au même endroit, afin de ne pas perdre de temps à rechercher dans différents dossiers de votre ordinateur.
Les 6 outils à utiliser absolument
Et maintenant, voici les 6 outils comme promis :
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Evernote : On vous parlait de prendre des notes, et on vous conseille de le faire avec Evernote. Vous pourrez accéder à vos notes depuis votre ordinateur ou votre téléphone portable grâce à la synchronisation, garder les informations importantes à portée de main et vous souvenir de tout (ou presque). Aussi, vous pourrez ajouter des images, des fichiers audio et même des PDF.
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Freedom : Cet outil va vous permettre d’être « libre », mais de quoi ? Libre de toute distraction qui vous empêchera de rester concentré(e) et de travailler efficacement. En effet, enclencher Freedom vous permettra de bloquer pour une durée choisie toute notification comme celles des réseaux sociaux, les e-mails reçus et même les appels.
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Trello : Trello est l'outil visuel qui permettra à votre équipe de gérer des projets ou des tâches en groupe. Vous pourrez personnaliser votre tableau de bord en ajoutant des fichiers, des checklists ou même des règles d'automatisation pour l'adapter aux méthodes de travail de votre équipe. Vous pouvez aussi utiliser l’outil de manière individuelle, pour répertorier vos tâches et vous organiser correctement.
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Toggl : Vous enclenchez le chrono, et au boulot ! Toggl Track, de son nom complet, est un outil qui permet de mesurer le temps passé sur un projet, d’assurer un suivi budgétaire, de créer des reportings et de manager le temps de travail de vos collaborateurs. Cela permet un suivi du temps, des suggestions personnalisées ou encore l’exportation des données de votre calendrier dans le dashboard.
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Calendly : En parlant de calendrier, on ne pouvait pas passer à côté de Calendly. Cet outil vous permet de planifier vos réunions de manière professionnelle et efficace, en vous évitant les allers-retours par e-mail (rappelez-vous, on vous déconseille une boîte mails surchargée). Cela permet également à vos collaborateurs ou clients de programmer un rendez-vous avec vous, en ayant accès à vos disponibilités directement depuis Calendly.
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Dashlane : On vous conseille souvent d’avoir différents mots de passe, et il vous arrive probablement d’en oublier quelques-uns. Dashlane est une solution idéale pour ne pas avoir à retenir tous vos mots de passe, tout en protégeant votre vie numérique. Afin de sécuriser l’accès à l’outil, un mot de passe « maître » vous sera demandé, et à vous ensuite la liste de tous vos codes secrets.
Puisqu’il nous reste des astuces en réserve, on vous en livre quelques-unes avant de vous laisser vous organiser :
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Planifiez vos activités à l’avance pour éviter les coups de stress de dernière minute et travailler en toute sérénité
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Établissez des priorités pour ne pas vous sentir submergé(e) et réaliser le travail dans les délais
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Aménagez des plages de disponibilité pour d’éventuelles missions de dernière minute (une demande urgente d’un collègue par exemple)
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N’organisez pas trop de réunions et consacrez-vous du temps pour avancer sur vos tâches en solo
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Ne parlez pas trop à la machine à café et ne prenez pas trop de pauses (c’est tentant, mais vous le regretterez probablement à l’approche de deadlines importantes)
Alors maintenant, au boulot !
