Qui ne s’est jamais plaint de recevoir trop de mails, de ne pas avoir le temps de les lire, ou n’a jamais menacé de tout balancer à la corbeille ?
Si le courrier électronique est certainement un moyen rapide et efficace de communiquer, que ce soit au bureau ou dans la vie perso, il peut très vite devenir un outil contre-productif. D’autant que nos boîtes mails sont de plus en plus engorgés par ces spams dont on se demande parfois d’où ils viennent. Concrètement, savez-vous combien de temps vous passez à la gestion de vos mails ? Tenez-vous bien, les chiffres donnent le tournis...
On passe en moyenne 28% de notre temps de travail à faire le tri dans nos courriers électroniques, soit pas moins de 11 heures par semaine ! Ce sont 620 mails à gérer par semaine, 124 mails par jour, avec une moyenne d’une minute consacrée à chacun. De quoi se poser sérieusement la question : comment gérer sa boîte mails efficacement pour gagner du temps ? Il est devenu difficile de se passer des e-mails, car c’est le moyen de communication le plus utilisé dans le milieu professionnel, avec plus de 120 milliards d’e-mails échangés chaque jour à travers le monde. Nous ne vous conseillerons donc pas de vous en passer, mais plutôt de mieux les gérer. Car oui, en une année, au lieu de mettre de l’ordre dans tous vos courriers, vous pourriez lire 18 fois la saga Harry Potter (pour les très grands fans) ou faire 21 fois le tour du monde en Boeing 787 (pour les plus voyageurs).
Rassurez-vous, pas besoin d’une profonde remise en question sur vos méthodes de travail et en particulier de gestion de vos mails, ça n’est pas vous le problème, mais bien l’e-mail. Inventé il y a presque 50 ans, il est devenu au fil des années inadapté aux nouvelles méthodes de travail collaboratives. De nouvelles boîtes mails plus interactives existent, mais sont encore très peu connues. Cependant, quelle que soit la boîte mails que vous utilisez, elles ont toutes maintenant des fonctionnalités qui vous permettent d’être (super) efficace, il suffit de connaître quelques astuces qu’on vous dévoile juste ici. En les appliquant avec des accessoires de bureau adaptés à vos besoins, comme nos chaises ergonomiques ou nos bras d’écrans, gérer vos mails n’aura jamais été aussi confortable.
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Essayez de lire vos mails au fur et à mesure. Plus la liste des mails non lus s’allongera, plus votre motivation à les consulter s’amenuisera... Ne laissez donc pas le nombre d'emails non lus vous dépasser et vous saper le moral
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Programmez des réponses automatiques pour éviter de perdre du temps à envoyer le même mail plusieurs fois à des destinataires différents. La plupart du temps, les mails se suivent et se ressemblent, alors organisez-vous pour gagner du temps
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Transformez votre boîte de réception en véritable outil de travail inspirant et bien rangé : utilisez les libellés, ces étiquettes que vous pouvez dédier à vos courriers pour les ranger par dossiers, mettre de l’ordre et ainsi retrouver les mails nécessaires rapidement
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Instaurez des temps consacrés et limités à la consultation de vos mails. Ne vous laissez pas distraire par les notifications pour être plus efficaces dans vos tâches et passez éventuellement 30 minutes le matin puis 30 minutes l’après-midi à trier votre courrier. Si on fait le calcul, ça fera une heure par jour, déjà 6 heures de moins par rapport aux 11 heures des statistiques dont on vous parlait. Rappelez-vous bien que les mails sont un outil de travail, et non pas votre travail en lui-même.
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Désabonnez-vous des newsletters auxquelles vous ne trouvez pas d’intérêt, qui vous sont envoyées toutes les semaines, et que vous ne lisez jamais. Ça vous fera gagner du temps et de la place dans votre boîte !
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Limitez les envois groupés et les mises en copie quand elles ne sont pas nécessaires. Pour des travaux en collaboration, on a tendance à envoyer les mails au nombre maximum de personnes, mais pensez à vos destinataires qui ne veulent pas non plus être noyés sous les mails et surtout, cela vous fera moins de potentiels mails en retour.
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Ne répondez pas aux mails qui n’exigent pas de réponse et apprenez ainsi à prioriser les mails qui sont réellement importants. Gardez en tête qu’une bonne partie des courriels ne sont pas lus, perdus dans la masse, et qu’il vaut mieux que vous passiez du temps à des tâches plus utiles.
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Ne consacrez pas plus d’une minute à répondre à un mail, c’est la moyenne pour une réponse directe et efficace
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Dès que vous le pouvez, favorisez les échanges directs avec les collègues qui sont près de vous ; c’est plus intéressant et stimulant de discuter directement plutôt que d’échanger derrière un écran, quand on est à quelques mètres seulement
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Dernier petit conseil : ne consultez vos mails professionnels que pendant votre temps de travail ; évitez ainsi au maximum la consultation de vos courriels lors de vos temps de pause et de retour à la maison
Certaines entreprises ayant bien compris l’angoisse de la boîte mails tentent de mettre en place des initiatives, comme l’objectif « zéro mail » d’Atos, auquel 1000 salariés sont parvenus. Il semble que les mails aient toutefois encore de longues années devant eux, alors respirez et triez. En résumé, pour vivre heureux, vivons sans mails non lus !
