Presque tout le monde veut que son espace de travail soit propre et organisé correctement. Cependant, nous avons rarement le temps qui permettrait d’être investi afin de rendre nos bureaux propres et bien ordonnés, surtout si vous travaillez à domicile. Plus tôt vous réaliserez l'importance d'un système de travail organisé, plus vite vous libérerez du temps pour aménager votre espace de travail.
Lorsque vous êtes entouré d'encombrement, qu'il soit physique ou numérique, vous êtes plus susceptible d'être distrait. Votre attention se tourne vers toutes les autres choses que vous êtes censé faire, comme vous débarrasser des déchets de papier de votre bureau ou supprimer des e-mails sans importance. Le changement de concentration et d'attention vous fait perdre un temps précieux et de l’énergie qui auraient pu être consacrés à des tâches plus importantes.
Il y a d'innombrables avantages à être organisé. Du point de vue du bien-être mental, rester organisé libère votre bande passante mentale afin que vous puissiez vous concentrer plus facilement sur la tâche à accomplir. En dehors de cela, voici quelques astuces qui vous aideront à rendre votre espace de travail plus propre, désencombré et organisé :
1. Videz votre boîte de réception
En tant que travailleur, vous devez consulter votre boîte de réception plus de 20 fois par jour. La plupart d'entre nous ont une boîte de réception encombrée d'e-mails sans importance et non lus. Ces monticules de fouillis désorganisés ne font rien d’autre que de nous faire redouter le processus de lecture de nos e-mails.
Le but ultime de l'organisation de vos e-mails est d'avoir une boîte de réception vide. Vous pouvez commencer par ouvrir vos messages prioritaires puis vous pouvez supprimer ceux qui ne sont pas importants. De cette façon, vous serez en mesure de réduire l'encombrement de votre boîte de réception afin que vous puissiez trouver et répondre à d'autres messages facilement et plus efficacement.
Vous pouvez prendre l'habitude d'organiser correctement vos e-mails en vous entraînant pendant quelques jours. C'est un excellent moyen d'améliorer votre efficacité et votre productivité au travail.
2. Numérisez autant que possible
Au cas où vous ne l'auriez pas remarqué, il est beaucoup plus facile d'organiser des documents numériques que des documents physiques. La numérisation des documents réduit également l'encombrement physique de votre espace de travail.
La numérisation améliore non seulement la productivité, mais protège également votre entreprise des menaces liées aux vols de documents sensibles, des catastrophes, des erreurs humaines, de la perte d'enregistrements et bien plus encore. Plus vous numérisez vos documents, plus votre bureau devient efficace et sûr. La numérisation vous aide également à participer à l'initiative de réduction du papier.
3. Tout gardez à sa place
Avez-vous l'habitude de poser les objets n’importe où après les avoir utilisés ? Est-ce frustrant de ne pas le retrouver la fois d’après ? Imaginez combien de temps et d'efforts vous auriez pu économiser si vous l'aviez remis à sa place. Lorsque vous définissez une place pour tout dans votre bureau, des stylos à vos fichiers en passant par le papier d'impression, vous pouvez gagner beaucoup de temps et, en fin de compte, améliorer votre productivité. Rester organisé en termes de choses matérielles vous permet d'être plus lucide, ce qui vous donne plus d'énergie pour être attentif et concentré sur les tâches importantes.
Vous pouvez également obtenir des bureaux convertibles FlexiSpot qui peuvent vous aider en termes d'amélioration de l'organisation globale de l'espace de travail.
4. Désencombrez votre monde numérique
À quand remonte la dernière fois que vous avez numériquement nettoyé votre ordinateur ? Le bureau de votre ordinateur ressemble-t-il à un dépotoir de documents, de feuilles de calcul et d'innombrables dossiers ? Votre esprit est soumis à plus de stress lorsqu’il y a un encombrement visuel, peu importe qu'il soit physique ou numérique.
La meilleure approche pour résoudre ce problème consiste à parcourir tout ce qui se trouve sur votre bureau et à supprimer les éléments inutiles. Le but ultime serait d'avoir un bureau avec le moins d'icônes possible.
5. Cacher les fils
Regardez autour de votre espace de travail, combien de fils pendants et emmêlés voyez-vous ? De votre bureau d'ordinateur à votre cafetière, vous pourrez peut-être compter au moins 10 appareils différents dans votre bureau avec des fils laids qui en sortent. Non seulement ils sont gênants, mais ils sont également désagréables pour les yeux.
Pour masquer les fils, vous pouvez commencer par les appareils électroniques que vous n'avez pas besoin de débrancher souvent, par exemple votre lampe de bureau, votre ordinateur ou votre cafetière. Ainsi, vous pouvez ranger les fils derrière le bureau ou la table à l'aide de crochets adhésifs. En organisant vos fils et câbles, vous pouvez vous épargner la frustration de démêler les fils ou d'essayer de trouver le bon câble.
6. Débarrassez-vous des choses que vous n'utilisez pas
La plupart des encombrements sont créés en accumulant des choses que nous n'utilisons plus. Par exemple, en gardant les livres que vous avez lus et que vous ne prévoyez pas de lire à nouveau.
Vous pouvez utiliser l'approche minimaliste pour vous aider à vous débarrasser des choses dont vous n'avez pas besoin dans votre bureau. Choisissez quelque chose dans vos affaires et demandez-vous s'il vous apporte de la joie, l'utilisez-vous souvent, l'avez-vous utilisé au cours de la dernière année et enfin est-il important de le conserver. Si sur ces quatre questions au moins une réponse est oui, vous pouvez garder la chose que vous avez choisie. Et sinon, vous pouvez en faire don ou simplement le mettre à la poubelle.
Dernier mot
Si vous souhaitez augmenter votre productivité, l'un des moyens les plus simples de le faire est de maintenir votre poste de travail propre et bien rangé. Le désordre de votre bureau peut nuire à votre gestion du temps, à la qualité de votre travail et même à votre fiabilité. Passez le temps et les efforts supplémentaires nécessaires pour établir des routines et minimiser l'encombrement sur votre bureau.
Il suffit de quelques minutes de votre journée pour garder votre poste de travail propre et bien organisé. Les gens ne sont pas conscients de l'encombrement qui les entoure parce qu'ils se sont habitués à l'environnement dans lequel ils travaillent. Cependant, l'impact psychologique de la désorganisation sur leur travail est reconnu par la suite. Ce qui peut sembler étrange, c'est que lorsque vous rangez votre bureau, vous videz également votre esprit, ce qui lui permet de fonctionner plus efficacement. Vous vous sentirez mieux si vous pouvez repérer rapidement ce que vous cherchez et consacrer votre temps au travail à des activités plus importantes.
