Malgré les nombreuses ressources technologiques disponibles pour automatiser les tâches, les employés d'aujourd'hui sont plus surchargés de travail que jamais. Si la technologie a rendu les choses beaucoup plus faciles, elle a également créé une multitude de distractions qui semblent détourner les gens du travail à accomplir. Plus votre journée de travail est stressante, plus vous êtes agacé et inefficace. Cette forme d'anxiété ne date pas d’hier.
De longues listes de tâches mineures, des tâches moins nombreuses mais plus compliquées, ou un mélange des deux peuvent se retrouver dans des emplois du temps surchargés. Il existe plusieurs façons de gérer un emploi du temps chargé qui peuvent vous aider à terminer votre travail à temps. Depuis des années, les maîtres de la productivité donnent des conseils sur la façon de rationaliser les routines pour en accomplir davantage. Pour maximiser l'efficacité et la production, il est essentiel de gérer un emploi du temps chargé. Des tactiques efficaces de gestion du temps et de planification peuvent vous aider à optimiser votre productivité pendant la journée de travail. La planification de votre emploi du temps, l'auto-supervision de vos tâches et la réalisation rapide et de qualité de vos projets, qu'ils soient simples ou complexes, peuvent démontrer aux employeurs actuels et futurs votre capacité à coordonner votre temps et vos efforts.
Les suggestions suivantes sont adaptées aux ressources dont disposent les professionnels aujourd'hui et constituent le type de conseils réalistes dont bénéficient depuis des années les professionnels qui travaillent dur.
Établissez une routine
Créez une routine pour tout ce sur quoi vous travaillez. Réservez du temps pour certaines tâches et respectez le programme. Prévoyez des blocs dans votre emploi du temps et remplissez-les d'activités. Ne faites rien qui ne soit pas prévu. Si vous voulez avoir du temps libre, prévoyez un horaire. Votre emploi du temps peut changer au cours de l'année, mais il est toujours préférable d'avoir une stratégie en place. Si vous lancez une entreprise et que vous devez effectuer la découverte des consommateurs, le codage et l'embauche, par exemple, établissez des priorités et fixez des périodes spécifiques pour chaque tâche.
Divisez les tâches
Si une tâche est susceptible de prendre plus de temps, envisagez de la décomposer en plusieurs phases. Cela vous permettra de profiter d'une série de petites victoires tout en travaillant progressivement vers l'objectif principal. Le fait d'accomplir un travail difficile en plusieurs parties plus petites et moins importantes peut également vous éviter de vous sentir épuisé.
Notez les choses
Lorsque la vie devient mouvementée, il est fréquent que les choses passent entre les mailles du filet. Créez une application de rappel sur votre smartphone qui vous permet de prendre des notes au fil de votre journée.
Établissez des priorités
Établir des priorités dans vos tâches peut vous aider à répondre aux questions les plus urgentes en premier, ce qui peut atténuer le stress et l'ambiguïté. Il existe plusieurs méthodes pour hiérarchiser le travail, notamment les échéances les plus proches, l'importance du client, l'importance personnelle et les exigences particulières de la direction. Vous constaterez peut-être qu'en accomplissant d'abord ces tâches prioritaires, vous ressentirez moins de pression pendant votre journée de travail, car les tâches les plus urgentes auront déjà été accomplies.
Mettez votre calendrier à jour
Il est essentiel d'avoir à portée de main un calendrier contenant des informations à jour. Un calendrier mural placé sur votre poste de travail peut vous donner une vue mensuelle afin que vous ne manquiez rien.
Réunions de groupe par blocs
Par exemple, si vous avez besoin de réunions à l'extérieur, programmez-les 2 jours et demi par semaine et assistez-y uniquement pendant ces jours. Pour les discussions au bureau, suivez la même stratégie. Vous ne vous contentez pas de réserver des blocs de temps pour les réunions, mais vous générez également d'autres blocs de temps où vous pouvez effectuer un travail essentiel. Faites de même avec les appels, et programmez-les tous en même temps.
Surveillez votre temps, utilisez un gestionnaire de temps
Le fait de savoir combien de temps il vous faut pour terminer chaque tâche peut vous aider à comprendre quelles parties de votre routine nécessitent une attention particulière. Pour savoir combien de temps vous consacrez aux différentes tâches, vous pouvez tenir un journal écrit ou utiliser un outil de suivi du temps. Comprendre votre emploi du temps est une première étape cruciale pour le contrôler. Utilisez un logiciel de suivi du temps pour suivre vos tâches quotidiennes et trouver des moyens de gagner du temps.
Une fois que vous saurez comment vous utilisez votre temps au quotidien, vous pourrez déterminer si certains aspects de votre pratique doivent être adaptés. La fixation d'échéances pour vos tâches vous aidera à mieux maîtriser votre temps. Fixer une échéance peut parfois vous motiver à terminer vos tâches plus efficacement. Réglez un minuteur pour vous avertir lorsqu'il est temps de passer à la tâche suivante. Si vous avez observé que vous êtes en retard à certains moments, essayez d'aligner votre calendrier sur ces périodes pour maximiser ce temps.
Dormez suffisamment
Des études ont montré qu'un sommeil insuffisant a un impact significatif sur la productivité. Même lorsque vous êtes occupé, efforcez-vous d'obtenir les huit heures de sommeil nécessaires chaque nuit.
Fixez des objectifs atteignables
Il peut être utile de fixer des objectifs gérables et raisonnables si vous avez un emploi du temps chargé. Des retards peuvent survenir lorsque les gens essaient de terminer trop de choses ou de tout faire correctement en même temps. Lorsque vous établissez votre planning, essayez d'être aussi réaliste et honnête que possible quant à vos limites. Comme vos capacités peuvent changer d'un jour à l'autre, il est crucial de prendre quelques minutes chaque jour pour évaluer de façon réaliste le nombre de tâches que vous pouvez envisager d'accomplir.
Bloquez du temps pour les e-mails
Vous devez éviter de consulter votre courrier électronique en permanence si vous voulez vous l'approprier. Pour ce faire, vous devez vous réserver du temps pour vérifier vos e-mails. C'est un impératif absolu.
Déléguez, externalisez
Même s'ils disposent d'une équipe d'employés talentueux, les plus brillants d’entre eux sont enclins à prendre de plus en plus de responsabilités. Examinez votre liste de tâches quotidiennes et voyez ce que vous pouvez déléguer. Si vous n'avez pas d'équipe, essayez d'employer des contractants ou des indépendants pour vous aider. Un assistant virtuel peut gérer votre agenda, et un responsable des médias sociaux peut gérer vos comptes Facebook et Twitter.
Prenez des pauses
Les pauses planifiées peuvent être bénéfiques pour diverses raisons, même si la procrastination est un problème si elle réduit votre performance et votre efficacité. Si vous planifiez des pauses et les utilisez pour manger, vous reposer, accomplir des tâches personnelles ou regarder d'autres choses que le travail, vous constaterez peut-être que vous avez plus de concentration et d'énergie lorsqu'il est temps de retourner au travail. Pour éviter que ces pauses ne deviennent une arme de blocage, planifiez-les et limitez leur durée.
N’oubliez pas de faire du sport
Planifiez un temps d'exercice physique sur l’emploi du temps, que ce soit le matin, le midi ou le soir, trois à quatre fois par semaine ou tous les jours. Trouvez du temps pour cela, que vous deviez aller à la salle de sport ou simplement vous entraîner à la maison. Si vous souhaitez l'intégrer à votre lieu de travail, vous pouvez utiliser un vélo de bureau afin de l'enfourcher pendant que vous rédigez votre e-mail ou pendant vos pauses. Les vélos de bureau permettent de faire un peu d'exercice tout en travaillant à votre bureau assis debout.
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Chaise de Fitness 2 en 1 Sit2Go
Oubliez le multitâche
Lorsque vous avez une longue liste de choses à faire, il est facile d'essayer de tout faire en même temps. En revanche, si vous vous concentrez sur une seule activité à la fois, vous irez beaucoup plus loin. De plus, vous aurez un sentiment d'accomplissement en cochant chaque tâche sur votre liste.
Dites non
Il est difficile de dire non aux demandes, surtout lorsqu'elles peuvent déboucher sur de nouvelles opportunités. Néanmoins, si vous vous surmenez, vous risquez de ne pas être en mesure de donner votre plein potentiel. Lorsqu'il s'agit de demandes, sachez quand dire non.
Planifiez chaque jour
Vous pouvez planifier votre emploi du temps du lendemain après votre journée de travail actuelle, avant d'aller vous coucher, le matin en mangeant vos toasts, ou lorsque vous êtes presque prêt à penser aux activités du jour suivant. Vous pouvez utiliser différents moyens pour planifier votre journée afin d'utiliser votre temps le plus efficacement possible. Vous pouvez programmer vos tâches pour qu'elles coïncident avec les moments où vous êtes le plus productif. Vous pouvez hiérarchiser vos responsabilités de manière à ce que les tâches les plus difficiles et les plus complexes soient accomplies en premier, et que les activités que vous appréciez le plus soient réalisées plus tard dans la journée. Vous pouvez également programmer les tâches les plus longues pour la première partie de la journée.
