Découvrez le Hot Desking

09 Septembre, 2021

Le "hot desking" est un sous-ensemble du mouvement plus important du travail basé sur l'activité, dans lequel les employés sont libérés des arrangements de bureau typiques. Ils peuvent utiliser les bureaux mobiles pour se rendre dans des espaces de détente pour des appels téléphoniques ou des réunions, ce qui permet une plus grande flexibilité des postes de travail individuels. Lorsqu'elle est associée à des composants techniques appropriés, cette méthode peut augmenter considérablement la productivité des employés.

Que vous le vouliez ou non, les bureaux mobiles vont arriver sur un lieu de travail près de chez vous. Seule la moitié de la main-d'œuvre actuelle passe sa journée de travail à un bureau, ce qui pousse de plus en plus d'entreprises à rechercher un environnement de travail flexible. Des études récentes ont montré que lorsque le personnel peut s'asseoir et travailler avec des personnes de disciplines et de niveaux de compétences différents, 88 % des personnes sont plus prêtes à comprendre et 57 % sont plus aptes à interagir. C'est simple à mettre en place, mais c'est aussi plutôt réussi. Il permet également à vos employés de s'asseoir avec des personnes avec lesquelles ils s'entendent bien, ce qui évite les interactions inconfortables.

Définir le Hot Desking

Le concept consistant à proposer un pool de bureaux et à permettre aux utilisateurs de choisir où ils s'assoient - idéalement, dans un endroit différent chaque jour - est connu sous le nom de hot desking. Il remplace la pratique traditionnelle consistant à s'asseoir à son bureau personnel au même endroit chaque jour. Comme l'attribution de sièges peut sembler être une dépense et une utilisation inutile d'un espace précieux dans les bureaux ouverts où le personnel est plus nombreux que les bureaux, la désignation de certaines chaises pouvant être utilisées par n'importe quel membre du personnel est une alternative raisonnable. La plupart des hot desks comprennent des ordinateurs, mais certains sont des emplacements réservés à l'utilisation d'ordinateurs portables. Si l'espace de bureau est insuffisant pour chaque employé, cela ne signifie pas nécessairement que l'environnement est surpeuplé. Les employés n'ont pas besoin d'une base fixe au bureau en raison de la flexibilité du travail et de la structure de certains postes.

Comme les employés peuvent communiquer instantanément avec leurs collègues de n'importe où dans le monde, les progrès de la technologie du lieu de travail ont donné lieu à une approche plus fluide du monde professionnel. Pour de nombreuses raisons, de plus en plus de personnes sont employées à domicile ou en dehors des heures normales de bureau, ce qui peut être bénéfique tant pour l'entreprise que pour les travailleurs. Les entreprises aspirent à obtenir une main-d'œuvre positive et une productivité plus élevée en permettant aux employés de mieux réguler leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Avec des employés tous différents qui changent et choisissent leurs postes de travail et leur technologie, il est essentiel que vous, en tant qu'employeur, fournissiez un espace de travail flexible. Parce qu'il n'y en a pas deux pareils, voici nos conseils pour concevoir un espace de travail hot-desking.

Bureaux

Lorsque vous choisissez un bureau, tenez compte de la taille de l'utilisateur. Nous suggérons uniquement des bureaux debout réglables en hauteur, idéalement motorisés pour être facilement modifiables, pour un environnement de travail flexible. Un bureau debout réglable en hauteur permet à l'utilisateur de trouver la bonne hauteur à chaque fois, quelle que soit la taille de l'employé.

Si vous décidez d'utiliser des bureaux à hauteur fixe, tenez compte du fait que vous devrez fournir des repose-pieds à certains employés, ce qui signifie que vous devrez également prévoir un espace de rangement pour les repose-pieds.

Chaises

Une bonne chaise de bureau est essentielle, car il n'y a pas deux personnes identiques, tout comme vos employés. Vous devez acheter une chaise de bureau ergonomique réglable en hauteur pour des raisons autres que la conformité aux lois sur la santé et la sécurité. Votre bureau est rempli de personnes de toutes tailles et de toutes morphologies. En plus de combattre les effets du travail de bureau sédentaire, vous devrez peut-être tenir compte de problèmes de santé préexistants.

Ce que vous devez rechercher :

  • Vérifiez si votre fauteuil est couvert par une garantie (qu'ils dépassent souvent de loin). Acheter une fois et correctement auprès d'un fabricant réputé vous assure d'avoir une chaise confortable, sûre et rentable.

  • Si le bureau est ouvert 24 heures sur 24, assurez-vous que le tissu de votre chaise est adapté à une utilisation continue ; sinon, vous risquez d'annuler votre garantie.

  • Le dossier et l'assise doivent être réglables à un niveau significatif pour répondre aux lois sur la santé et la sécurité. 

  • Il est inutile d'avoir un excellent fauteuil avec toutes ses caractéristiques et ses avantages si vous ne savez pas comment l'utiliser. Assurez-vous qu'ils ne sont pas compliqués à utiliser.

  • Autres éléments essentiels

  • Bras, élévateurs et supports de moniteur

Lorsque l'espace de bureau est un problème, nous vous conseillons d'utiliser un bras de moniteur réglable, qui vous permet de modifier la hauteur et l'angle de votre écran. 

Outils ergonomiques

Souris, claviers et tapis de souris doivent être fournis à tous les employés, même s'ils ont apporté des ordinateurs portables de chez eux. Les poignets doivent rester neutres, et un repose-poignet rembourré peut aider à prévenir les courbatures et les microtraumatismes répétés.

Rangement

Rien n'est plus frustrant qu'une personne qui s'empare de votre papeterie. Il est donc nécessaire de prévoir un endroit où la ranger à la fin de la journée.

Solutions de gestion des câbles et de l'alimentation

Une multitude d'objets ramenés de la maison doivent tous être rechargés pendant la journée. Veillez à ce qu'il y ait des prises de courant sûres et de bons rangements pour les câbles.

Avantages et inconvénients

Mais, avant de passer aux aspects positifs, n'oubliez pas que, comme pour la plupart des choses de la vie, il y a des inconvénients à tout :

  • Les distractions : Nous ne sommes pas tous nés avec des nerfs en titane, et nous ne sommes pas tous capables de travailler avec un fond sonore. Même si le hot-desking est synonyme d'un formidable élan de créativité, certaines personnes ne peuvent tout simplement pas être performantes avec un grand nombre de personnes ou de distractions autour d'elles. Tout le monde n'est pas satisfait des personnes assises autour de lui et qui discutent. Certaines personnes ont besoin de calme pour travailler et être créatives.

  • Pas de personnalisation : Les employés peuvent parfois se sentir déconnectés du lieu de travail s'ils ne disposent pas d'un espace personnalisé où placer des objets qui révèlent des informations sur leurs intérêts, leurs loisirs et leur famille. Le sentiment d'appartenance est brisé, tout comme le sens de la connexion avec les collègues. Les individus ont besoin de construire une connexion à long terme pour s'épanouir, ce qui est difficile dans les hot desks.

  • Conflit : Le principe du "premier arrivé, premier servi" du hot desking est discutable, surtout si l'on considère que tous les employés qui travaillent à proximité du bureau bénéficient d'un avantage injuste par rapport à ceux qui habitent loin. Ensuite, ceux qui habitent plus loin commencent à arriver plus tôt au travail pour obtenir leur place préférée, ce qui est peu pratique et prend du temps.

  • Risque pour la santé : La distanciation sociale pourrait signifier la fin des hot desks dans leur sens propre. Ils devraient faire beaucoup d'ajustements pour que les choses continuent à fonctionner. Mais ce n'est pas difficile, et personne ne s'opposerait aux hot desks, même aujourd'hui, car ils favorisent la communication et la collaboration. Il suffit d'installer des barres ou des panneaux entre les personnes, de réduire le nombre de personnes travaillant sur un même poste de travail et de disposer d'une grande quantité de produits de nettoyage à proximité.

  • Le stress : L'incertitude quant à l'endroit où vous allez vous asseoir aujourd'hui peut augmenter votre niveau de stress pour la journée.

Voici maintenant les avantages d'intégrer les hot desks dans votre routine professionnelle.

  • Travail d'équipe : Le fait que plusieurs personnes travaillent au même bureau favorise le travail d'équipe, permet l'expression d'idées variées et donne aux employés l'impulsion et la motivation nécessaires pour accomplir leur travail avec plus d'efficacité et de succès.

  • Abordabilité : le hot desking est un outil efficace qui permet aux entreprises d'utiliser moins d'espace de bureau et d'investir dans moins de bureaux, ce qui permet de réduire les coûts d'exploitation des locaux. Cela peut signifier une diminution des dépenses pour les propriétaires d'entreprises qui doivent souvent louer des bureaux à des prix exorbitants en cette période tumultueuse. C'est pourquoi de nombreuses entreprises de co-working qui proposent des espaces de bureaux partagés ont gagné en popularité. Ils présentent de nombreux avantages, mais le hot-desking est incontestablement le meilleur.

  • Socialisation : le hot-desking favorise une culture d'entreprise conviviale, de nouvelles collaborations et des rencontres surprenantes. L'interaction en face à face est de loin l'un des aspects essentiels d'un bureau. Le hot-desking provoque des croisements entre les employés et l'échange de connaissances augmente les performances. Il peut également aider les gens à s'identifier à l'entreprise ou à la marque dans son ensemble, et non plus seulement à l'équipe.

  • Flexibilité : les bureaux mobiles sont une option pour vous si vous décidez que vous devez vraiment traiter avec différentes personnes ce jour-là ou si vous avez simplement besoin d'un endroit avec tous les appareils nécessaires pour faire votre travail. Ou bien, arrivez simplement plus tard au travail si vous voulez vraiment faire la grasse matinée. De nombreuses personnes trouvent ce type de configuration, dans lequel elles peuvent venir au bureau au moment qui leur convient, très motivant. Les nombreux avantages qu'apporte cette forme d'espace de co-working valent la peine d'être considérés. La demande de flexibilité a poussé les grandes entreprises à délaisser les aménagements classiques du lieu de travail au profit des espaces de co-working.

  • Convient aux travailleurs à distance : Il s'agit de l'approche la plus simple et la plus rentable pour une entreprise d'accueillir les travailleurs qui travaillent à temps partiel depuis leur domicile ou qui effectuent la majeure partie de leur travail sur le terrain. Les entreprises peuvent utiliser plus efficacement les lieux de travail vacants pour créer des salles de réunion supplémentaires ou des espaces de pause occasionnels. Cela permet non seulement de libérer de l'espace, mais aussi d'offrir un environnement de travail plus détendu aux employés.

À retenir

Avec un si grand nombre d'individus partageant des postes de travail dans la période COVID-19, le hot desking n'est pas une approche privilégiée par les employés, du moins pas au sens conventionnel. De nombreuses modifications doivent être apportées à la disposition des sièges, au temps alloué à chaque travailleur et au niveau de propreté, qui doit être d'une importance primordiale. Le "hot-desking" aide sans aucun doute les organisations à améliorer la coopération, la créativité et l'efficacité - ce qui constitue le facteur le plus important pour déterminer quelles missions bénéficieront d'une politique de "hot-desking".


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