Prenez le temps de regarder autour de vous lorsque vous avez du mal à effectuer vos tâches de travail. Votre poste de travail est-il désordonné ? A part la vue désagréable qu’il procure à vos yeux, un bureau désordonné vous empêche de vous concentrer et de traiter les informations. Votre bureau est comme votre propre poste de pilotage. Selon les experts, un bureau organisé permet d’être sur le bon chemin ainsi que d’être efficace au travail.
Que l’organisation soit un de vos atouts ou non, c’est une habitude que tout le monde devrait approfondir. Si vous avez déjà fait attendre votre patron parce que vous n’arriviez pas à mettre la main un document, si vous êtes constamment en retard aux réunions ou que vous ne respectez pas les délais importants, vous devriez faire de l’organisation votre première priorité.
Si vous êtes à la recherche de quelques directives, voici quelques uns des avantages d’un mode de vie organisé. Des conseils sur comment faire de votre quotidien au travail la meilleure expérience possible suivront.
LES AVANTAGES
IL RÉDUIT LES NIVEAUX DE STRESS
Lorsque vous placez vos outils de manière ordonnée et que vous les identifiez de manière appropriée, les retrouver devrait être un jeu d’enfant plutôt qu’une source de stress.
IL VOUS PERMET DE RESPECTER LES DEADLINES
Ne rater pas une deadline importante pour un projet parce que vous avez été distrait par une quelconque affaire urgente. Mettez en place des rappels de calendrier pour ne plus jamais laisser passer une deadline.
IL AMÉLIORE LA PRODUCTIVITÉ
Si vous restez organisé, vous gagnerez du temps lorsque vous serez à la recherche de vos choses. Vous aurez plus de temps pour vous concentrer sur vos projets importants.
IL VOUS PERMET D’ÊTRE À L'HEURE
Être à l’heure et organisé fonctionnent ensemble. Pensez à utiliser des rappels de calendrier afin de vous assurer de ne pas passer trop de temps sur une tâche et de perdre la notion du temps.
CONSEILS
Voici les meilleurs conseils et astuces que j’ai assemblés (et qui fonctionnent pour moi!) relatifs à l’organisation de votre bureau :
LE NETTOYAGE
Votre bureau doit être en mesure de vous fournir ce dont vous avez besoin de manière rapide. Jetez tous les documents inutiles, les câbles, les déchets, et tout le reste à la poubelle.
Un enchevêtrement de câbles à côté de vous vous rendra distrait. Vous avez peut-être besoin d’une gestion au niveau de votre bureau de travail afin de démêler vos innombrables fils de câbles. Essayez ces outils qui permettent de gérer vos câbles :
● Boîtier pour gestion des câbles
Examinez chaque élément qui se trouve sur votre bureau et demandez-vous si vous en avez réellement besoin. Gardez ce dont vous avez besoin et débarrassez-vous du reste. Si vous vous en sortez dès la première fois, vous aurez fait de très bons progrès pour atteindre un espace de travail plus confortable.
VOTRE BUREAU
La chose qui vous rend peut-être de mauvaise humeur est votre même vieux bureau qui prend toute la place. Essayez de changer un peu vos habitudes en vous procurant un bureau assis-debout. Ces bureaux sont très agréables à l’œil nu. Ils sont proposés dans des couleurs et des finitions différentes qui s’adaptent à n’importe quelle ambiance qui englobe votre espace de travail et, plus important encore, encouragent le mouvement et vous évitent de rester assis toute la journée. FlexiSpot propose l’élégant bureau debout Comhar tout-en-un avec surface en verre ainsi que l’élégant bureau debout Comhar tout-en-un avec surface en bois. Non seulement ils améliorent l’efficacité en vous évitant de rester assis toute la journée, mais ils se distinguent par leurs fonctionnalités et leur élégance. Ils vous permettent de passer de votre position assise idéale à votre position debout parfaite en un clic, tout en maintenant votre écran, votre clavier et votre souris dans les positions les plus ergonomiques possibles afin de garantir un travail productif et efficace.
VOTRE ORDINATEUR
Maintenir votre ordinateur en face de vous améliore votre concentration.
Il doit cependant être confortable. Assurez-vous que la position de l’écran vous permet de vous asseoir face à lui en ayant le dos droit. Prévoyez un espace d’environ 45 centimètres devant vous. Veillez à ce que la zone située juste à côté de votre ordinateur ne soit pas encombrée. Vous pourrez ainsi directement consulter des dossiers ou des documents sans avoir à vider un bureau ou une pièce du bureau.
Le désordre numérique est souvent considéré comme un encombrement, et il peut être étonnamment distrayant lorsque vous essayez de vous concentrer. Nettoyez les fichiers non-essentiels sur votre ordinateur au moins une fois par semaine, et déplacez les dossiers à l’intérieur d’autres dossiers si nécessaire pour permettre à votre page d’accueil de paraître plus organisée. Veillez à organiser les fichiers de manière à pouvoir les retrouver rapidement. Soyez précis avec les noms des fichiers afin de pouvoir rechercher rapidement un élément spécifique lorsque vous êtes sous la pression du temps.
De nombreuses personnes qui travaillent dans un bureau avec leurs collègues peuvent disposer d’un lecteur/système de classement partagé qui est ouvert à l’ensemble de l’entreprise. L’organisation des fichiers est essentielle. Elle l’est néanmoins d’autant plus lorsque les collègues dépendent les uns des autres pour maintenir une bonne organisation.
CALENDRIER
En ajoutant un calendrier électronique à votre adresse mail, vous éviterez les retards ou les doubles rendez-vous. De plus, ceux qui travaillent en dehors d’un lieu de travail classique, comme les entrepreneurs ou les techniciens de service, peuvent avoir plusieurs tâches à accomplir ou des clients potentiels à rencontrer au cours d’une journée précise.
Correspondre par email est un moyen de communication simple et rapide. Néanmoins, il peut aussi être source de distraction. Définissez des horaires particuliers pendant la journée afin de traiter vos mails. Vous devez consacrer le reste de votre temps au travail. De plus, si les alertes de notifications vous dérangent durant votre travail, n’hésitez pas à les désactiver.
FAITES DU RANGEMENT
Recyclez ou déchirez tous types de documents. Si un document contient des informations confidentielles, il est préférable de le détruire plutôt que de le recycler. Créez un système de classement et identifiez les documents que vous jugez nécessaires à conserver. Triez les documents par client, par projet, par ordre alphabétique, par date ou en fonction de ce qui vous paraît le plus convenable.
● Les objets similaires vont ensemble. Si vous utilisez un panier de bureau pour ranger vos outils, la mauvaise nouvelle est que même si vos articles sont “rangés”, ils continuent à représenter un encombrement visuel. Tous vos outils de bureau tiendraient très probablement dans un seul meuble. Gardez un tiroir pour les outils de bureau multifonctionnels, en particulier ceux qui sont rarement utilisés. Vous aurez ensuite d’autres tiroirs pour d’autres objets, dont un pour les encas et pourquoi pas un autre dédié aux appareils électroniques.
● Classez vos outils en fonction de leur importance. Lorsque vous décidez où vous voulez placer quelque chose sur votre bureau, prenez en compte sa fréquence d’utilisation et si vous en avez réellement besoin. Si vous ne l’utilisez pas souvent, placez l’outil dans un endroit moins accessible que les outils que vous utilisez de manière quotidienne. Vous allez devoir réfléchir à la manière dont vous souhaitez organiser votre bureau. Il y a des objets dont un bureau de travail peut avoir besoin une fois par mois, et d’autres tous les jours. Par conséquent, gardez ce qui est nécessaire à portée de main. Cela peut signifier différentes choses en fonction des personnes. Assurez-vous d’avoir tous vos chargeurs, vos dossiers et vos documents à portée de main. Si vous avez besoin d’une lampe, une lampe de bureau serait judicieuse car elle n’a pas besoin d’occuper de l’espace grâce à sa fonction de fixation.
● Pensez à utiliser un organisateur de bureau. Plutôt que d’avoir des tas de projets étalés partout sur votre bureau, mettez en place un système à double rangement pour classer vos documents. Un tiroir de l’organisateur de bureau est réservé aux nouveaux documents qui doivent encore être traités, et l’autre contient les documents qui ont été vérifiés et doivent encore être présentés ou classés. Cet organisateur de bureau en maille de FlexiSpot comporte des tiroirs qui peuvent être utilisés indépendamment et qui conviennent au rangement des papiers et des petits bibelots. Vous pouvez ranger des documents et des cahiers dans les trois tiroirs coulissants. Utilisez la zone de rangement verticale pour garder vos dossiers et classeurs ensemble. L’organisateur de bureau en maille de FlexiSpot vous permettra de gagner plus d’espace grâce à son design unique, ingénieux et compact.
● Débarrassez-vous de stylos et de crayons que vous avez en trop. Vous n’êtes pas obligé de garder des stylos à bille desséchés sur votre bureau pendant toute l’année. Essayez de vous limiter à deux stylos et deux crayons. Cela réduira non seulement le désordre, mais vous vous rappellerez aussi de ne pas les prêter à vos collègues qui ne vous rendent jamais vos affaires.
● L’armoire à dossiers toujours aussi fiable. De nombreuses entreprises conservent des copies des documents pendant plusieurs années pour leurs archives. Votre bureau est juste là pour les choses dont vous avez besoin à portée de main. Le reste n’a rien à faire là. Le pouvoir du désencombrement est bien réel, c’est pourquoi vous devriez conserver tous vos objets inutilisés dans l’armoire à dossiers. Ces armoires vous permettront de garder votre bureau organisé plus facilement.
● Oubliez les post-its autocollants. Coller des post-its partout autour de votre ordinateur n’est pas la méthode la plus efficace. Non seulement il est possible qu’un de ces post-its glisse et finisse à la poubelle, mais le fait d’en coller trop sur votre ordinateur donne une mauvaise impression de désordre. Utilisez les post-its uniquement pour les activités les plus importantes ou pour la dernière idée insensée que vous ne voulez pas oublier pendant votre pause déjeuner. N’oubliez pas que les post-its sont là pour les rappels de dernière minute et ne constituent pas une liste de choses à faire.
VOTRE TÉLÉPHONE PORTABLE
Il est utile de synchroniser votre téléphone avec votre messagerie et votre calendrier professionnels pour ne pas vous perdre. Il existe également toute une série d’applications qui peuvent vous aider à rester organisé au travail. Il est intéressant de recevoir des notifications. Vous serez moins distrait si vous mettez votre téléphone dans un tiroir ou sur le côté, à l’intérieur d’un étui. Vous pouvez programmer un rappel de date limite pour vous avertir trois ou cinq jours ou même cinq minutes avant une deadline. Résultat ? Vous aurez un environnement de travail et un emploi du temps plus productifs.
DISPOSITION DE VOTRE POSTE DE TRAVAIL
Votre écran doit être à la hauteur de vos yeux et à une distance d’environ 43 centimètres de votre corps. Pour éviter de tendre la main, gardez les objets souvent utilisés, comme le téléphone ou les fournitures, à portée de main. Il serait utile que vous disposiez d’une section distincte de votre bureau pour tout ce qui concerne les tâches professionnelles qui ne sont pas liées à l’informatique. Vous pouvez y scanner des articles, ainsi que lire et travailler sur votre liste de tâches à accomplir. Les risques liés à l’eau et au courant d’énergie doivent être traités avec une grande prudence lors de la disposition de votre poste de travail. C’est un moyen infaillible de coordonner votre bureau et d’éviter les blessures.
Vous pourriez peut-être essayer de placer une photo proche de vous, un porte-bonheur ou une plante dans un coin éloigné pour apporter une petite touche personnelle à votre bureau. N’exagérez cependant pas avec vos objets sentimentaux ! Gardez à l’esprit que votre bureau sert à vous concentrer sur votre travail et à travailler seul.
Dans le cadre de votre personnalisation, vous pouvez également vous faire plaisir, vous donner envie de travailler et être à l’aise en ajoutant quelque chose de nouveau à votre poste de travail. Si votre bureau est proche d’un mur, vous pouvez faire installer des étagères flottantes pour plus de rangement, un miroir avec grossissement ou lumière LED si vous êtes de temps en temps du genre à vous maquiller à votre bureau ou à vérifier que votre coiffure soit en ordre. Un autre ajout formidable et avantageux serait une chaise de bureau ergonomique pour vous assurer que vous êtes le plus à l’aise possible pour travailler, sans souffrir des douleurs liées à la posture.
RÉFLEXIONS FINALES
Votre envie de travailler est affectée par l’organisation de votre bureau. Votre atmosphère de travail implique vos missions, vos tâches et la collaboration de votre équipe. Vous pouvez utiliser ces conseils d’organisation pour rester concentré et efficace tout en évitant un bureau et un état esprit trop encombrés. Cela vous permet d’éviter toutes vos distractions afin de créer quelque chose de différent, vous concentrer sur le prochain grand projet ou construire quelque chose de magnifique. Lorsque vous êtes libre de tout encombrement, vous êtes en mesure d’innover.
